Sevgili Okurlar, bu sayıda sizlere ERP Kurulum Süreci ve Karşılaşılan Zorluklar hakkında bilgi vermeye devam edeceÄŸim.

e) Pilot sistemin kurulması: Yazılım, tedarikçi firma tarafından yüklenir ve doğru yüklendiğinden emin olmak amacıyla bir kaç test yapılır. Yükleme işlemi tamamlandıktan sonra yazılımın tam olarak çalıştığının kontrol edilmesi amacıyla standart versiyon, isletme network sisteminde en az bir iş günü süresince çalıştırılır. Bu noktadan sonra işletmenin ERP sistemini verimli bir şekilde kullanması için gereken tüm teknik engeller aşılmış durumdadır.

f) Kullanıcıların eğitilmesi: Yazılım eğitimi, sistemi kullanacak personele işletme operasyonlarını sürdürmek için gerekli olan kilit işlemlerin öğretilmesini içerir. Satın alınan ERP yazılımı ile ilgili eğitim ve öğretim verilmesi gereken çalışma grubu yeni sistemi kullanacak olan ve bu sistemden doğrudan etkilenecek olan tüm personeli kapsar. İşletme çalışanlarının her biri yeni sistemin iş operasyonlarını, işletmeyi, müşterileri, çalışanları ve tedarikçileri nasıl etkileyeceği hakkında en azından genel bir eğitim almalıdırlar. Yazılım tedarikçisinden beklenen desteğin bir bölümü, yazılımın fonksiyonları ve sınırlarına dair tüm bilginin ve buna ek olarak bu sistemin işletmenin kendi endüstrisinde nasıl uygulanacağına dair bir
anlayışın aktarılmasını içermektedir. Eğitim bireylerin ve grupların alışkanlıkları, prosedürleri ve kültürü değiştirmeleri için bir temel
hazırlamaktadır.

g) Pilot sistem üzerinde eğitim: Pilot sistem çalışması tüm fonksiyonları dener ve kullanıcıların sistemden ne anladığını test eder. Pilot çalışma iş prosesini, müşteriden siparişin alındığı ilk aşamadan, malın sevk edildiği son aşamaya kadar ele alır. Bu çalışmanın önemli bir faydası, her fonksiyonel alanın, kendi alanında yapılan işlemlerin diğer fonksiyonları nasıl etkilediğinin görülmesidir.

Pilot sistem üzerinde yapılacak olan simülasyon çalışmalarının amaçları aşağıdaki gibidir:

İşletmedeki her personele yeni sistemi kullanarak işlerini yapabilmesi için gereken emniyetli bir eğitim alanı sağlamak.

Personeli sistemde ne tür genel hatalarla yüz yüze kalabileceklerini ve bu tür hataları ne şekilde telafi edebileceklerini canlı örneklerle bilgilendirme.

Yeni sistemin olanaklarını kavrama, işletme prosedürleri ve politikalarına uyumunu test etme olanağı.

h) Veri doğrulama: Yeni sistemde kullanılacak veriler kesin olarak doğru olmalıdır. Eğer işletme yeni sisteme kadar resmi olmayan bir sistemle çalışıyorsa kritik veri kaçınılmaz olarak kayıp, zamanı geçmiş veya doğru olmayan bir veri olacaktır. Doğru olmayan veri de yeni sistemin yanlış bir şekilde planlanmasına neden olacaktır ki bu da sistem uygulamasının başarısız olmasına neden olacaktır.

i) Sistemin ilk kez çalıştırılması: İlk uygulama başarının garanti olduğu departman ya da ürün zinciri üzerinde yapılmalıdır. İlk uygulama denemesi başarısızlıkla sonuçlanırsa uygulamanın geri kalan kısmı çok zor gerçekleştirilir. Bu durumda bütün işletme personelinin motivasyonu tamiri olmayacak şekilde olumsuz yönde etkilenir. İlk geçiş aşamasında karşılaşılan problemlerin büyüklüğü ya da sayısı beklenenden fazlaysa isletme yeni sistemdeki problemler ortadan kaldırılıncaya kadar eski sistemi yeni sistemle paralel olarak kullanmalıdır.
 
j) Sistemin sürekli iyileştirilmesi: Yeni sistemin makul bir şekilde çalışmaya başlamasından sonraki süreç işletme için performans ölçülerinin gözden geçirilmesi ve alınan olumlu sonuçların belirlenmesidir. Sisteme olan ilginin azalması ilerleyen zamanlarda işletme açısından rekabet avantajını tersine çevirebilmektedir. Bundan dolayı işletme, ERP sistemini sürekli olarak daha
verimli kullanabilmek için denemeler yapmaya ve kendini geliştirmeye devam etmek zorundadır. ERP sistemi belirli bir zamanda başlayıp hayata geçtikten sonra tamamlanmış bir proje olarak değerlendirilmemeli, çalışmalar uzun vadeli iş amaçlarını hedef alarak devam ettirilmelidir (Özbir, 2006).

İşletmelerde ERP sistemi kurulumu sürecinde birçok sorunla karşılaşılabilmektedir. Bu sorunların büyük bir kısmı işletmenin ERP sitemi kullanımından duyduğu memnuniyet seviyesine etki etmektedir. Proje yöneticilerinin başarılı bir sistem elde edebilmeleri için kurulum sürecinde karşılaşılabilecek sorunlara proaktif bir şekilde çözüm sunmaları gerekmektedir. Tüm işletmelerde ERP sistemi kurulum sürecinde genel olarak karşılaşılabilecek sorunlar özetle şunlardır:

Üst yönetim katkısının sağlanamaması

Proje ekibi için gerekli eğitimlerin yerinde ve zamanında verilmemesi

Firmadaki projeden sorumlu ekibin yetersizliÄŸi

Proje elemanları arasında verimli bir iletişimin sağlanamaması

Tedarikçinin deneyimsiz ve kalitesiz oluşu

Proje ekibinde, tedarikçide ve çalışanlarda motivasyon eksikliği

Veri akışların hazırlanamaması ve sistem prosedürlerinin belirlenememesi

Bölümlerin geleneksel hale gelmiş politika ve prosedürlerinin değiştirilememesi

Çalışanların sisteme adaptasyonunun zaman almasından dolayı yaşanan iş verimi düşüşü

Kurulacak sistem ile ilgili kullanıcılara verilen eğitimin yetersizliği

ERP sistemi kullanan firmalardan bilgi alınamaması

Yazılımı mevcut platforma uydurulamaması

ERP sisteminin kullanımı ile ilgili oy birliğinin sağlanamaması

Dil, kültür, yasal konular ve muhasebe kuralları gibi alanlardaki zorluklar

Mevcut donanımın yetersiz oluşundan kaynaklanan ekstra harcamalar

Hedeflenen proje bütçesinin aşılması

Hedeflenen proje bitiş zamanının

Gelecek sayımızda konuya devam edeceğiz.

www.ufukcebeci.com adlı web sayfamda iÅŸinize yarayacak bilgiler ve downloadlar bulacaksınız. cebeciu@itu.edu.tr  e-postama mail atarak merak ettiÄŸiniz her konuyu sorabilirsiniz. Hoşçakalın.

Yüksek Lisans Tezinde danışmanı olduğum Mesut Kılıça teşekkürler.