Sevgili Okurlar, bu sayıda sizlere ERP Yazılım Paketi Seçim Süreci hakkında bilgi vermeye devam edeceğim.

Geçen sayımızda  AÅŸama 1 - Projenin baÅŸlatılması ve AÅŸama 2 - Ä°ÅŸ süreçlerinin analizi Konularında deÄŸinmiÅŸtik. Sonraki aÅŸamalarla devam ediyoruz.

Aşama 3 - İhtiyaçların tanımlanması: Bu aşama, en uygun çözümün değerlendirilmesi projesinde bir dönüm noktasıdır. Birçok firma detaylı ihtiyaç analizi yapmadığı için tatmin etmeyen sonuçlar elde edebilmektedir. Bu aşamada aşağıdaki ihtiyaç tipleriyle ilgili konular tanımlanmaktadır:

Yönetim ihtiyaçları
- Bütçe/zamanlama
- Yönetim tarafından rapor edilen ihtiyaçlar

Fonksiyonel ihtiyaçlar
- Fonksiyonel birimlerin iÅŸle ilgili gereksinimleri

Teknik ihtiyaçlar
- Bilgi sistemi standartları
- Veri akış diyagramları
- Sistem arayüzleri

Aşama 4 - Satınalma seçeneğine karşılık yazılım geliştirmenin analiz edilmesi: Proje takımı firmanın fonksiyonel, teknik ve yönetimsel ihtiyaçlarını belirledikten sonra, mevcut paket yazılımlardan birini satınalma veya ihtiyaçlarına uygun yazılımı geliştirme kararını verebilmektedir. Eğer mevcut pazarda spesifik iş alanlarına yönelik çok sayıda çözüm alternatifi bulunuyorsave satıcıların sundukları ürün ve hizmetler proje bütçesini aşmıyorsa, genellikle kurumsal uygulama yazılımı satın almak önerilen bir yaklaşımdır. Bununla beraber, mevcut yazılımlar firmanın belirlediği ihtiyaçları karşılayabilecek nitelikte değilse, bu durumda firma içerisinde yazılım geliştirmek daha az riskli bir çözüm olmaktadır (Şen, 2007).

Aşama 5 - Yazılım seçimi: Proje takımı bir önceki aşamada bir yazılım satınalma kararı vermiş ise, bu durumda yeni hedef doğru çözümün seçilmesi olmaktadır. Doğru çözüm iş ihtiyaçlarını, teknik ihtiyaçları ve yönetim ihtiyaçlarını karşılayan çözümdür. Bu aşama aşağıdaki adımları kapsamaktadır:

Potansiyel satıcı alternatiflerinin araştırılması
Bilgi istek formunun (Request for Information-RFI) geliÅŸtirilmesi:

Bilgi istek formu çalışılabileceği düşünülen satıcılara gönderilen bir formdur. Bilgi istek formunda aşağıdaki konular yer alabilmektedir:
- Projenin kapsamı (bütçe ve zaman kısıtı),
- Yüksek öncelikli fonksiyonel ihtiyaçlar,
- Teknik ihtiyaçlar

Kısa satıcı listesinin oluşturulması: Satıcı firmaların RFI cevapları dikkate alınarak kısa bir liste oluşturulabilmektedir. Bu liste 4-7 satıcı içermelidir. Çok fazla satıcı ile görüşme yapmak, projenin maliyetini yükseltebilmekte ve proje zamanını uzatmaktadır. Aynı zamanda takım elemanları çok fazla ürün çeşidi karşısında odak noktalarından uzaklaşabilmektedir.

Puanlama kartı: Bu adımda proje takımı, satıcıların değerlendirilmesinde kullanılmak üzere bir puanlama tablosu hazırlamaktadır. Bu değerlendirmeler satıcı sunumları sırasında gerçekleştirilmektedir. Puanlama kartı, detaylı fonksiyonel ve teknik ihtiyaçları içermelidir. Seçilen maddeler spesifik ve ölçülebilir olmalıdır.

Öneri istek formunun (Request for Proposal-RFP) geliştirilmesi: RFP, puanlama kartındaki maddeleri, detaylı finansal bilgileri, teknik bilgileri, satıcı destek ve bakım vaatlerini ve yazılımın gerçekleştirme maliyetlerini içeren bir formdur.

Satıcı sunumlarının planlanması: Proje takımının satıcı sunumlarını kontrol edebilmesi çok önemlidir. Tüm satıcılara sunum için eşit süre ayrılmalı ve bu süreyi aşmalarına izin verilmemelidir. Her sunum sonunda takım, tüm maddelerin sunum içinde gösterildiğinden emin olmalıdır. Tüm takım üyeleri, her sunumun sonunda puanlama kartını doldurmuş olmalıdır. Böylelikle diğer sunumlardan etkilenerek ya da kıyaslama yaparak puanlama yapılmasının önüne geçilmiş olmaktadır. Firma için uygun yazılımın seçiminde puanlama kartlarının ve RFPlerin cevapları esas alınmalıdır. Tüm sunumlar tamamlandıktan sonra, elde edilen veriler satıcıların sıralanması için kullanılmaktadır. Bir sonraki adım, takımın görüşmelere iki ana konu üzerinde yoğunlaşarak başlamasıdır.

Bunlar; yazılımın lisans maliyeti ve gerçekleştirme maliyetidir. Lisans maliyeti başlangıç maliyetidir, yani bir nevi telif hakkıdır. Gerçekleştirme maliyetleri ise genellikle projenin bütçeyi aşmasına sebep olan maliyetlerdir. Bu nedenle uygulama aşamasına geçmeden önce tüm maliyet kalemleri detayları ile gözden geçirilmeli ve seçim toplam maliyete göre yapılmalıdır (Mason, 2000).

ERP sistemi seçimi süreci oldukça uzun ve yorucu bir süreç olmasına rağmen, şirketler açısından hayati önem taşımaktadırlar. ERP sistemi seçiminde yazılım ile ilgili dikkate alınması gereken faktörleri şu şekilde özetleyebiliriz:
-Yazılımın fiyatı
-Yazılımın kurulum süresi
-Sistem ve veri güvenliği
-Yazılımın kullanım kolaylığı
-Yazılımın işlevselliği
-Yazılımın geliştirilebilirliği
-Yazılımın firma işlerine uyarlanabilirliği
-Yazılımın mevcut donanıma uygunluğu
-Yazılımın diğer sistemlere uygunluğu
-Yazılımın firmanın iş süreçlerini desteklemesi
-Yazılımın karar destek seçeneği sunması
-Yazılımın CRM ve SCM desteği sunması
-Yazılımın web tabanlı uygulama desteği
Yazılımın ISO 9000 uygulamalarını desteklemesi

ERP sistemi seçiminde yazılımla ilgili dikkat edilmesi gereken faktörlerin yanı sıra, tedarikçi ile ilgili faktörlere de son derece dikkat edilmesi gerekmektedir. Yazılımı tek başına değerlendirmek işletmeler açısından son derece hatalı bir tutum olarak kabul edilmektedir. Bir yazılım, teknik özellikleri bakımından son derece yeterli gibi görünse de yazılımı işletmeye entegre edecek olan tedarikçi yeterli niteliklere sahip değilse, projenin başarısızlıkla sonuçlanma ihtimali oldukça yüksektir. Bu nedenle işletmeler tedarikçi seçiminde son derece titiz davranmalıdırlar. Tedarikçiler değerlendirilirken özetle şu kriterler göz önünde bulundurulmalıdır:

-Tedarikçinin finansal durumu
-Tedarikçinin sektördeki referansları
-Tedarikçinin pazar payı
-Tedarikçinin sunduğu danışmanlık hizmetlerinin kapsamı
-Tedarikçinin AR-GE olanakları
-Yazılımın garanti süresi ve kapsamı

Gelecek sayımızda konuya devam edeceğiz.

www.ufukcebeci.com adlı web sayfamda işinize yarayacak bilgiler ve downloadlar bulacaksınız.
cebeciu@itu.edu.tr  e-postama mail atarak merak ettiÄŸiniz her konuyu sorabilirsiniz. Hoşçakalın.
 
Yüksek Lisans Tezinde danışmanı olduğum Mesut Kılıça teşekkürler.

KAYNAKÇA:
Mason, D., 2000. Software Selection: A Business-Based Methodology, Strategic Technology White Paper Series, BASE Consulting Group, USA.

Şen, C., 2007. Kurumsal Uygulama Yazılım Paketlerinin Seçiminde Kullanılan Yaklaşımların Karşılaştırmalı Analizi ile Bir Model Geliştirilmesi ve Uygulama Sonuçlarının Değerlendirilmesi. Yıldız Teknik Üniversitesi F.B.E., Doktora Tezi.