Kurumsallaşma, en yalın anlatımla konu ne olursa olsun her türlü etkileşim ve iletişimde belirli kuralların hakim olmasıdır. Diğer bir ifade ile bir insanın bireysel yaşamından, ailenin yaşamına, kurum ve kuruluşlara, toplumlara ve toplumlar arası ilişkilere kadar bütün sosyal süreçlerde, belirli kuralların egemen olmasıdır. Bir insan ile bir işletmenin hayatı benzetilirse kurallı olmanın bu hayata sağlayacağı faydalar saymakla bitmez. Gerçekten de hangi gün ne yapacağı belli olmayan, nerde sabah orda akşam bir hayat yaşayan, günlük çözümlerle hayatını sürdürmeye çalışan, gelişigüzelliği tercih eden bir insanın, bir şirketin, başarılı işlere imza atması zordur. Söz konusu olan bir aile şirketi ise kurumsallaşma daha da büyük önem taşır. Çünkü işin tepesinde aile üyeleri yer alır. Aile üyeleri birbirlerine akrabalık bağları ile bağlıdırlar. Yani işteki birliktelik veya ortaklıklarından önce akrabalık bağı ile buluşurlar. Akrabalık bağı ise duygusal kökenlidir. Kısacası aile duygusal ilişkilerin hakim olduğu bir birlikteliktir. Oysa ki işletme, mantığının ve bunun uzantısı kuralların hakim olduğu bir sosyal kurumdur. Bu, aile ilişkilerinde kuralların olmadığı anlamına gelmez. Ailede de kurallar vardır. İş yerinde de duygular vardır. Ama aile ilişkilerinde belirleyici olan baskın ilişki biçimi duygusal, iş yerinde ise mantık kökenlidir.

Bir insanın günlük yaşamında kurallı olmaması, başına bir çok sıkıntılar getirir ayrıca hedeflerine ulaşmasını da engeller. Sabah ne zaman kalkacağı belli olmayan, kişisel bakımını düzenli yapmayan, işine gidiş ve gelişini düzenlemeyen, insan ilişkilerinde belirli bir kaliteyi gözetmeyen, toplumda yerleşik sosyal kuralları göz ardı eden, yaşadığı mekanlarda salt bireysel arzu ve isteklerine göre hareket eden bir insanın, çevresi ile sağlıklı ilişkiler kurması, kişisel ilişkilerinde, işinde ve toplum hayatında başarılı olması zordur. Çünkü, tek başına yaşamıyoruz ve diğer insanlarla birlikte yaşam, belirli kuralları zorunlu kılıyor. Birlikte yaşama tercihi, başkalarına saygıyı, bu ise belirli kuralları getirmiştir. Bin yılların içinden süzülerek gelen bu kurallar, hayatın daha yaşanabilir ve rahat olmasını sağlar.

Aynı durum bir şirket için de geçerlidir. Herhangi bir şirket, belirli insanların bir araya gelmesiyle oluşur. Şirket yönetiminin temel hedefi, bir grup insanın çabalarını birleştirerek belirlenmiş olan amaçlara ulaşılmasını sağlamaktır. Bu ise kurumdaki her işlevin, belirli bir sistematiğe ve kurallar zincirine göre gerçekleşmesine bağlıdır. İster üretim olsun, ister hizmet işletmesi olsun kurumun işleyişindeki bütün süreçlerinde belirli kuralların olması ve bu kuralların mümkün olduğunca yazılı olması, işleyişin ömrünü uzatacaktır. Üretimin nasıl gerçekleşeceği, üretim sürecindeki mamullerin hangi aşamalardan geçeceği, nasıl geçeceği, bu üretimin başında bulunacak çalışanların ne tür özelliklere sahip olmaları gerektiği, bu elemanların nasıl işe alınacakları, iş içindeki yetki ve sorumluluklarının ne olacağı, pazar şartlarında nasıl varlık gösterileceği gibi bütün işler, ancak belirli kurallar dahilinde gerçekleştirilebilir. İşte bu kuralların, kurumun kendi şartlarına özel olarak geliştirilmesi ve uygulamaya koyulması kurumun kurumsallaşması ile ilgilidir.

Ailenin Kurumsallaşması, Aile Şirketinin Kurumsallaşması

Kurumsallaşma, bütün sosyal yapılar için çok önemli olmakla birlikte, aile şirketi için çok daha önemlidir. Çünkü, yukarıda da değinildiği üzere, aile, duyguların baskın olduğu bir birlikteliktir.

Duyguların yoğun olduğu bu birlikteliğin bir ticari amaca yönelmesi, belirli bir mantık ve kurallar zincirine ihtiyaç doğurur. İşte sıkıntı da burada başlar. Çünkü, duygu yoğun ilişkileri ile işin içine giren, yoğun etkileşim ile çalışarak kısa zamanda işlerini büyüten aile şirketi üyeleri, yanlarına başka insanları da almak ve böylece işlerini büyütmek isterler. İşler büyüdükçe belirli bir sistematiğe ve kurallar zincirine olan ihtiyaç da artar.
 
Bir aile şirketinin kurumsallaşması, temel iki aşamada görülebilir. Birincisi, ailenin işin içindeki yeri ve konumu ile ilgili kurumsallaşma, diğeri kurumun işleyişi işin kendi akışı ile ilgili kurumsallaşmadır.

Bir tarafında aile, diğer tarafında ailenin kurduğu işletmenin yer aldığı bütünün işleyişinde öncelikle kurallı hale getirilmesi gereken ailenin işin içindeki konumudur. İşin başında yer alan aile üyeleri ile ilgili aşağıdaki sorular, ailenin işin içindeki yeri ve konumu ile ilgili temel göstergelerdir.

•Aile üyelerinden kimler, ne oranda işe ortaktır?
•Diğer aile üyelerinin işin içindeki yeri nedir?
•Aile üyeleri, mülk sahipleri, ortak olanlar, aile üyeleri olup şirkette profesyonel olarak çalışanlar belirgin midir?
•Şirketin temel kararlarını vermek üzere kim 1. dereceden yetkili ve sorumludur?
•Ortaklar arasındaki görev dağılımı nasıldır?
•Görev dağılımı net ve anlamlı mıdır?
•Aile üyelerinden aktif olarak işin içinde yer alanların maddi kazançları nasıl olmalıdır?
•Ailenin değerleri iş ortamına nasıl aktarılmaktadır?
•Aileler ile ilgili harcamalara (çocuklar, eşler, ev) ilişkin belirli kurallar var mı?

Kurumsallaşmanın ikinci aşamasında, kurumun işleyişi ve kendi içindeki akışı ile ilgili kurumsallaşmanın düzeyine ilişkin temel sorular ise şunlardır:

•Şirketin iş alanları ve görev tanımları belirgin midir?
•Şirketin günlük işleyişindeki hakim kurallar net midir?
•Kurumda insan kaynakları, satın alma, muhasebe, finansman, üretim, pazarlama gibi birimlerinin iş akışları belli midir?
•İdari işlerin organizasyonu, işe başlama saatinden, tatillerdeki anlayışına, yönetici atamalarından, ödeme alışkanlığına kadar ki bütün uygulamalarda kurumun kendisine has ilkeleri ve uygulama kuralları var mıdır?
•Kurumda nihai karar veren/ler kimdir?
•Kurumun işleyişinde belirli bir gelenek, kuruma özgü kurallar ve alışkanlıklar oluşmuş mudur?

Bu ve benzeri sorular ve cevapları, aile şirketinin kurumsallaşma yolunda ne kadar yol aldığının en önemli göstergeleridir. Dikkat edileceği gibi bütün bu soruların özünde kurallı olmak yer almaktadır. Yani kurumun bütün işleyişinin tek tek kişilerin günlük davranışlarına değil, aile şirketi üyelerinin üzerinde uzlaştığı belirli kurallar zincirine dayanması esas hedeftir.