Geçtiğimiz ay başlamış olduğumuz İhracat Pazarlamasında Etkin Bir Yöntem; Fuar Katılımı konumuza bir süre daha devam edeceğiz. Hatırlanacağı gibi, Fuarların ihracat pazarlamasında ne kadar önemli bir yöntem olduğu üzerinde durmuş, fuarların seçiminde nelere dikkat edilmesi konusunu ele almıştık. Kaldığımız yerden devam edersek, fuarların seçiminden sonra planlama, bütçeleme ve organizasyonu konularını da bu makalede ele alabiliriz.
Planlama ve Organizasyon
Firma, fuar katılımına karar verdikten sonra, nasıl bir katılım gerçekleştireceğine de karar vermelidir. Uluslararası bir fuara genel olarak iki farklı şekilde katılına-bilmektedir;
1) Bireysel Katılım
2) Kolektif Katılım
Ayrıca, son zamanlarda meslek kuruluşlarının kendi standlarında özellikle KOBİ’lere yönelik hizmet sunmak amacıyla numune ve katalog bazında katılım imkanları da yaratılsa da biz burada sadece bireysel ve kolektif katılım konularını ele alacağız.
Fuar katılımlarının beklide en etkini Bireysel(bağımsız) olarak yapılanıdır. Ancak, ilk defa bir fuar katılımı gerçekleştirecek ise meslek odaları, ihracatçı birlikleri ve özel fuar organizatörü kuruluşların gerçekleştirdiği Kolektif (toplu) katılımlara dahil olmanın sayısız faydası bulunmaktadır. Kolektif katılım gerçekleştirmenin akla hemen gelen olumsuz bir etkisinin olmamasının ötesinde ilk defa gerçekleştirilecek olan katılımlarda önceki katılım tecrübelerinden yararlanılacağı için eksiksiz bir tanıtım gerçekleştirmek başta olmak üzere bir çok faydası görülecektir.
Ayrıca, toplu fuar katılımları hazırlık aşamasında elde edilen kolaylıkların yanı sıra katılım maliyetlerinde de bazı avantajlar sağlayabilir.
Ülkemizin öne çıktığı otomotiv, tekstil ve hazır giyim gibi bazı sektörlerde yüzlerce stand arasında kaybolmaktansa ülke pavyonu içinde bulunup bu ayrıcalıktan yararlanmakta fayda bulunmaktadır.
Bireysel katılım ise Kolektif katılıma göre tasarımda ve sunumda bireysel tercihlerinizi kullanma imkanı sağlamakla beraber ileride detaylarını ele alacağımız nakliyeden gümrüklemeye, stand inşası ve dekorasyondan elektrik bağlantısına kadar bir çok ayrıntı ile baş başa kalmanıza da neden olacaktır.
Bir fuar katılımını üç ayrı zaman diliminde planlamakta fayda bulunmaktadır;
•fuar öncesi faaliyetler,
•fuar sırasındaki faaliyetler,
•fuar sonrasındaki faaliyetler.
Uluslararası nitelikte ve kendini kanıtlamış bir fuar için ortalama 8-10 ay öncesinden hazırlıklara başlanması gerekmektedir. Özellikle çok bilinen bazı önemli uluslararası sektörel fuarların başvurusu bir sene önceki fuar sırasında gerçekleşmektedir.
Seçilmiş fuara bireysel mi yoksa kolektif standla katılınıp katılınmaya karar verildikten sonra başvuru sırasında aşağıdaki sorulara yanıt verilmelidir;
•Ne büyüklükte bir stand talep edilecektir?
•Talep edilen stand alanının ölçüleri ne olacaktır?
•Ne tür bir stand alanı talep edilecektir? (sıra, köşe, üç tarafı açık veya dört tarafı açık stand alanları)
•Fuar alanının hangi bölümünde, hangi alt sektörler arasında bulunacaksınız?
Başvuru sırasında fuar organizatörünün hazırlamış olduğu kontratı imzalamak durumunda olacağınız için özellikle katılımdan vazgeçme durumundaki sorumluluklarınızı dikkatle incelemenizde fayda bulunmaktadır. Muhtemelen ön başvurudan sonra fuar idaresi tarafınıza bir katılım dosyası gönderecektir. Bu katılım dosyasında fuar idaresinin firmanızdan isteyeceği ve sizlerin fuar idaresinden isteyeceğiniz hizmetlerle ilgili formlar ve bilgilere ulaşabilirsiniz. Örneğin; stand inşası ve dekorasyonu ile ilgili seçenekler, fuar alanındaki taşıma, gümrükleme hizmetleri, stand temizliği, elektrik ve su bağlantıları, otel rezervas-yonları gibi…
Fuar Katılım Maliyeti
Eğer ilk defa bir fuara katılınıyorsa kuşkusuz hesaba katılması gereken maliyetlerin önceden kestirilmesi güç olacaktır. Ayrıca, fuar yatırımının geri dönüşünün hesaplanması önemli olmakla beraber hiç de kolay değildir. Uzun vadede böylesi bir hesaplamaya gidilmesi için sağlıklı bir veri tabanına ve istatistiksel değerlere ihtiyaç duyulmaktadır. Kabaca fuarlardaki temas başına düşen maliyet hesabı kolaylıkla yapılmakla beraber söz konusu temasların kaydının sağlıklı tutulmasını zorunlu kılar.
Fuar katılımındaki temel maliyet faktörleri ve gider kalemlerinin ağırlıklarının incelenmesi sağlıklı bir bütçe yapma imkanını sağlayacaktır.
Firmamızın bir KOBİ olduğunu ve yaklaşık 20 m2 lik bir stand ile Avrupa’da bir fuara katıldığını varsayarsak temel maliyet unsurlarını aşağı yukarı şu şekilde sıralayabiliriz;
- Stand Yer Kirası; fuar kayıt ücreti, katalog girişi ve çıplak stand alanı maliyetleri bir arada toplam maliyetin içinde yaklaşık %20-25’lik bir paya sahip olacaktır.
- Stand Tasarım, Montaj ve Dekorasyon; toplam maliyetler içinde %20-30 paya sahiptir.
- Stand Hizmetleri ve Tanıtım; stand için gerekli elektrik, telefon, su, internet benzeri ihtiyaçlarla tanıtım maliyetlerinin ağırlığı %10-15 olacaktır.
- Nakliye ve Sigortalama; sergi mallarının fuar alanına nakli, fuar alanında depolanması, alan içinde taşınması, gümrük işlemleri, sigortası ve malların geri getirilmesi maliyeti %15-20 ağırlığa karşı gelmektedir.
- Personel Masrafları; görevli personelin fuara seyahati, konaklaması gibi masraflar %20-25 civarı ağırlığa karşı gelmektedir.
- Diğer maliyetler; misafir ağırlama gibi diğer masraflar yaklaşık %5’lik bir ağırlık teşkil edecektir.
Firmanın sektörü, sergilenecek olan ürünlerin niteliği, stand alanının büyüklüğü, fuarın düzenlendiği ülkenin mevzuatı gibi faktörler yukarıda bahsedilen maliyet dağılımlarında farklılıklar yaratacaktır.
(Yazarın daha önce çıkmış olan “Uluslararası Fuarlara Katılım Rehberi” ISBN 975-512-660-0 yayınından yararlanılmıştır.)
İlgili
Haberler
.gif)
