Alanında  adet bazında dünyanın en büyük üreticisi olan Durmazlar, son derece karmaşık iş süreçlerini kolayca yönetilebilir kılmak, müşteri memnuniyetinde süreklilik sağlamak, maliyetleri düşürmek ve verimliliği artırmak için IFS ERP modüllerini kullanıyor. Bu başarı öyküsünü Durmazlar yetkilileri şöyle anlatıyor.

IFS den Önce

Satış ve Pazarlama Direktörü Altan Arda, 1987 yılından bu yana Durmazlar bünyesinde görev aldığını ve o yıllarda müşteri kartları ile çalıştıklarını söylüyor. O yıllarda siparişler bugüne göre çok az ve müşteri sayısı da 400 civarında olduğu için, süreçlerin manuel olarak yürütülmesi zor değildi. Müşteri ve teslimat bilgileri tek bir karttan görülebiliyordu. Kart sistemi önce dosyalara dönüştü, daha sonra da müşteri ve satış bilgileri basit yazılımlar üzerinde tutulmaya başlandı. Üretim ve Teknoloji Direktörü Ahmet Civan, artık müşteri sayılarının 7 bin e ulaştığını ve sayı arttıkça, bilgisayar teknolojilerine de yatırım yapmaya başladıklarını belirtiyor. Ancak, basit veritabanları üzerinde müşteri kayıtlarını tutma, hesap tablosu yazılımlarından yararlanma, yazılım geliştirme gibi çözümlerin de zaman içerisinde yetersiz kaldığını hatırlatıyor:  Bu süreçte Oracle veritabanı ile tanıştık ve bir yazılım geliştirdik. Ancak 2000 li yıllara gelindiğinde, bu çözümün de eksik kaldığını gördük.  Durmazların entegrasyon ihtiyaçları da işte bu dönemde kendini göstermeye başladı. Sahip oldukları çözüm ile gerçek bir entegrasyondan söz etmek mümkün değildi. Artık bir ERP platformu üzerine geçme zamanı gelmişti ve Durmazlar, 2006 yılında IFS ile tanıştı.

IFS ile Tanışma

Satış ve Pazarlama Direktörü Altan Arda, inceledikleri ERP yazılımları arasında kendilerine en uygun çözümün IFS olduğuna karar verdiklerini söylüyor. Arda, geçiş öncesinde kendilerini zorlu bir süreç beklediğini bilerek işe başladıklarını da vurguluyor. Çünkü, IFS gibi bir ERP uygulamasını hayata geçirirken; süreçleri yeniden elden geçirmek,  verileri yapılandırmak, kurumsal bir hafızanın biriktirilmesi için gerekli altyapıyı kurmak ve böylece kurumsal olarak yeni bir anlayış kazanmak gerekiyor. Bütün bu gereklilikleri yerine getirdiklerini, ancak ERP projelerinde başarıyı elde etmek için üst yönetim desteğinin çok önemli olduğunu söyleyen Ahmet Civan, Durmazlar üst yönetiminin IFS geçişine büyük destek verdiğini ve sahip çıktığını vurguluyor ve ekliyor:  ERP projelerinin başarısında üst yönetimin yaklaşımı çok önemliydi. Çünkü IFS in verimli bir şekilde kullanılabilmesi için bütün bir kuruluş olarak inanmanız ve motive olmanız gerekiyor. Biz bu motivasyona, bugün geldiğimiz noktada kavuşmuş bulunuyoruz.
 
Kurumsal Disiplin ve Pazar Koşullarına Uyum

Üretim ve Teknoloji Direktörü Ahmet Civan, IFS e geçişle birlikte hem kuruluşlarının hem de  müşterilerinin disipline olduğunu söylüyor. IFS sayesinde, çok daha verimli bir platformda, maliyetleri ve kârlılığı kontrol altına alarak iş yaptıklarını hatırlatan Civan, uluslararası pazarlarda, IFS altyapısından elde edilen verilerden hareketle rekabet edebilmenin önemine de değiniyor:  Tam entegre bir IFS altyapısının ürettiği güvenilir verilerden hareketle, pazar koşullarına çok daha kolayca uyum sağlayabiliyoruz. IFS in bize kazandırdığı bu esneklik, kriz dönemini çok daha kolay aşmamızı sağlıyor.

Verimli Üretim, Kusursuz Planlama

Durmazlar Planlama Müdürü Halil Taşan, bir yıl içinde ürettikleri 6 bin ürünün her birinin, kendine has özellikleri olan farklı makineler olarak düşünülebileceğini ve bu işin planlamasını ve üretimini yapabilmek için IFS e ihtiyaç duyduklarını belirtiyor:  Hepsi müşteriye, siparişe özel, hepsinin konfigürasyonu yeniden yaratılıyor. IFS sayesinde, siparişten başlayarak konfigürasyonu yaratıp, ürün ortaya çıkarılıp, sevkiyat, fatura kesme ve faturayı müşteriye iletme sürecine kadar her adımı takip edebiliyoruz. Eski şartlar altında bu takibi yapabilmemiz de bugün olduğu gibi 7 bin müşterimize şu an vermekte olduğumuz hizmetleri vermemiz de mümkün olmazdı.

Durmazlar Üretim Yönetimi Yöneticisi Süleyman Topçu ise, dışarıdan bakıldığı zaman aynı gibi gözüken bir makineyi 24 farklı tipte yapılabildiğini söylüyor. Her bir makine için yaklaşık 10-15 konfigürasyon karakteristiği olduğunu ve bu durumda 24 farklı tipte makinenin en az 10 karakteristikten yola çıkılarak çeşitlendirildiğini belirten Topçu, her bir ürünün 240 çeşit türevi olduğuna dikkat çekiyor ve ekliyor:  Böyle bir çeşitliliği yönetebilmek IFS olmadan mümkün değil. IFS in Üretim Planlama ve Üretim modülleri ile üretimde verimliliği artırırken, kusursuz bir planlama yapabiliyoruz.

Raporlar Artık Çok Hızlı Elde Ediliyor

Planlama Müdürü Halil Taşan, tekliflerin kaybedilmesi ya da bölgesel olarak ne kadarının kazanıldığı gibi bilgileri içeren raporları da artık kolayca aldıklarını söylüyor. Son derece detaylı raporların çok hızlı alındığını belirten Taşan, önceden günler mertebesinde alınan bir raporu 10 dakikada alabilir hale geldiklerini vurguluyor ve ekliyor: Özellikle altı aylık rutin raporlarımız için yaklaşık bir hafta süre kaybediyorduk, bugün altı aylık raporlarımızı yarım saat içinde alabiliyoruz.

Stok Yönetimi ve Stok Maliyetlerinden tasarruf

IFS öncesinde sağlıklı bir stok yönetimi gerçekleştirilemiyordu. İnsan hatasına açık olan stok yönetim sürecinin verimliliği için IFS kullanımı büyük önem taşıyordu. IFS le birlikte, stok ve malzeme yönetimi disiplin altına alındı. En önemlisi, stoklar uluslararası kurallar çerçevesinde yönetilmeye başlandı.  Üretim Yönetimi  ve  Stok ve Malzeme Yönetimi  arasında sağlanan entegrasyon, verimliliği artırırken gereksiz harcamaları da ortadan kaldırdı. Halil Taşan, IFS ile malzeme yönetiminde, malzemelerin kullanılma zamanlamalarını ayarlayabilecek kadar iyi bir noktaya geldiklerini söylüyor ve eskiden depo sorumlularının beş yılda yetiştiğine dikkat çekiyor:  Artık IFS üzerinde, hangi malzeme önce hangisi sonra gelmiş takip edebiliyor ve bunların kullanım zamanlarını, piyasa koşullarına göre ayarlayabiliyoruz. Önceki dönemlerde böyle bir takip ve kontrol gücüne sahip değildik. Eskiden depo sorumluları beş senede yetişirdi ve hangi malzemenin nerede olduğuna ancak bu süreden sonra hakim olabilirdi. Şimdi depo sorumluları bir haftada yetiştirilebiliyor.

Durmazlar, IFS sonrasında depolarını el terminalleri ve barkod sistemi ile takip etmeye başladı. Artık hangi malzeme hangi ürün için kullanılmış, nereye sevk edilmiş gibi tüm ayrıntılı bilgilere sahip olabiliyor ve gerektiğinde bu bilgilere kolayca ulaşabiliyorlar.
Taşan, IFS  öncesinde stok devir hızlarını da göremediklerini belirtiyor ve şimdi bu bilgiye kolayca ulaştıklarını söylüyor. Elde edilen veriler, stok devir hızını daha verimli hale getirmek için Durmazlar a ışık tutuyor ve kuruluşun sürekli iyileştirme anlayışına da hizmet ediyor. Stokta hareket görmeyen ve hiç kullanılmayan malzemeler de IFS yardımıyla tespit ediliyor ve tekrar değerlendirme çalışmaları için veri oluşturuyor.

Üretimden Veri Toplama Bilgileri IFS e aktarılıyor

Durmazlar, üretimden veri toplayarak, bu verilerin IFS e aktarılmasını sağladı. Sadece malzeme tarafı değil, işçilik ve operasyonların ne zaman başlayıp ne zaman bittiği, ne kadar zaman harcandığı, hangi istasyonda kimlerin, hangi sürelerde çalıştığı, takip edilebilir hale geldi. Üretimden veri toplama sisteminin tüm bu bilgileri doğrudan IFS e atarak yönetilebilirliği artırdığını belirten Halil Taşan,  eskiden bu bilgilerin manuel olarak raporlandığını, şimdi ise otomatik hale getirildiğini belirtiyor. Üretimden veri toplama sistemi ile IFS e aktarılan bilgiler, maliyetlerin doğru hesaplanması ve ürünlerin doğru fiyatlandırılmasına, dolayısıyla kuruluşun kârlılığına hizmet ediyor.

Doğru Maliyet Hesabı,  Doğru Fiyatlandırma

Üretimden toplanan verilerin IFS e aktarılması, sağlıklı malzeme yönetimi ve üretim planlaması, maliyetlerin çıkarılmasında da büyük bir kolaylık sağlıyor. Halil Taşan, üretilen her makinenin maliyetlerini yüzde 98 oranında doğru olarak çıkarabildiklerini belirtiyor. Artık, malzemeler hangi ürünlerde kullanılmış, ne zaman kullanılmış, malzeme kimlerin onayı ile çıkarılmış, takip edilebiliyor. Malzemelerin girdiği faturalar, geriye dönük olarak incelenebiliyor. Taşan, eskiden maliyetleri bu doğrulukta çıkaramadıkları gibi, sonuçları elde etmek için de çok uzun zaman harcadıklarını söylüyor.  Bugün geldiğimiz noktada maliyetleri çok hızlı çıkarabiliyoruz,  diyen Taşan, rekabette öne geçmek için IFS in kuruluşlarına kazandırdığı bu yeteneklerin hayati önem taşıdığına dikkat çekiyor.

Tezgahların sağlığı IFS kontrolünde

IFS in Servis ve Bakım modülü, Durmazlar bünyesinde etkin olarak kullanılıyor. Tezgahlarda oluşan arızaların takibi, çözümlenmesinin ne kadar zaman alacağı, hangi malzemelerin kullanıldığı, sorunlu parçaların garanti süresi içinde olup olmadığı, saklanması gereken ve tedariki zor olan yedek parçaların takibi gibi işlemler, üretimi destekleyen bir alt modül olarak Servis ve Bakım Modülü ile yürütülüyor. Eskiden, gerekli bir parçanın bulunması, parçanın durumu hakkında bilgi alınması iki saat sürerken, şimdi iş emrine bakılıp parçanın hangi aşamada olduğu saniyede görülebiliyor.

Kurumsal Kültür ün yaygınlaşması ve ortak dil kullanımı

Planlama Müdürü Halil Taşan, IFS ile kurumsal kültürün yaygınlaştırıldığını ve ortak bir dil oluştuğuna dikkat çekiyor.  IFS, kurumsal kültürümüzü ortak bir dil olarak, kuruluşumuzun tüm katmanlarına yaygınlaştırdı,  diyen Taşan, entegrasyonun sağlanması ve manuel işlemlerin ortadan kaldırılmasıyla hata düzeyinin de minimuma indirildiğini belirtiyor. Yanlış konfigürasyon, yanlış sevkiyat gibi hataları düzeltmenin pahalıya mal olduğunu söyleyen Taşan, IFS ile böyle bir sorunlarının kalmadığını vurguluyor:  Artık ortak dil konuşulduğu ve malzemeler, konfigürasyonlar belli kodlara bağlandığı için, yanlış parçaların yönlendirilmesini engellemiş bulunuyoruz. IFS ile elde ettiğimiz bu gelişmeler, müşteri memnuniyetimizin sürekliliğine de çok şey katıyor.