ERP, Kurumsal Kaynak Planlaması (Orijinal adıyla Enterprise Resource Planning-ERP) işletmelerde mal ve hizmet üretimi için gereken işgücü, makine, malzeme gibi kaynakların verimli bir şekilde kullanılmasını sağlayan bütünleşik yönetim sistemlerine verilen genel addır. ERP yazılımları, bir işletmenin, satıştan muhasebeye, üretimden insan kaynaklarına, envanterden CRM e, aklımıza gelen tüm fonksiyonlarını kapsayan entegre bilgi sistemleridir.
ERP, kurumların sınırlarını aşan, müşterilere, tedarikçilere, iş ortaklarına kadar uzanan bütün fonksiyonların, tek bir sistem içerisinde birleştirilerek olağanüstü tasarrufların sağlanmasına, çalışma hızının artmasına, bölümler arası entegrasyonla işletme içi/dışında dolaşan bilginin kalitesinin yükseltilerek verilecek kararların daha gerçekçi ve doğru olmasına imkan sağlayan bir sistemdir.
ERP nin şirketinize yararları nelerdir?
• Şirketinizdeki birimler arası koordinasyonu sağlar.
• Sürekli veri girişi yapmanızı engelleyerek zamanı verimli kullanmanızı sağlar.
• Kişisel hatalardan uzaklaştırır.
• Şirketi kurumsallaştırır.
• Müşteri taleplerini planlamanızı kolaylaştırır.
• Şirkete ait tüm bilgileri düzenli ve anlık olarak takip etmenizi sağlar.
• Stoklarınızda tam kontrol ve optimum planlama yapmanızı sağlar.
• Maliyetlerinizi kontrol altına almanıza yardımcı olur..
• İş performansını arttırır.
• Yönetimin karar verme ve kontrol yeteneğini güçlendirir.
• Masadan masaya dolaşan evrak trafiğini azaltır.
• Siparişlerinizin hangi aşamada olduğunu görmenizi sağlar.
• Doğru ve güvenilir raporlar almanızı sağlar.
• Barkod, el terminali gibi mobil uygulamaları kolaylıkla kullanmanızı sağlar.
• Personel performansınızı ölçmenizi kolaylaştırır.
• Şirketin coğrafi uzaklıklarını ortadan kaldırır.
• Finansal bilgilerinizi tek ortamda bulunmasını ve gerçek zamanlı olarak kontrol etmenize olanak tanır.
• Stok maliyetinizi en aza indirmenizi sağlar.
ERP yazılımı seçerken nelere dikkat edilmelidir?
Birçok kuruluş, iş süreçlerini düzenlemek, büyüyen organizasyonlarını daha etkin bir şekilde kontrol edebilmek ve maliyetleri düşürmek için ERP çözümlerini tercih etmekteler. Fakat sürekli değişen teknoloji, yeni trendler, yeni firmalar, değişen ihtiyaçlar kurumsal kaynak planlama çözümü seçimini oldukça zorlaştırmaktadır.
ERP yazılımı alım süreci çok iyi bir analiz gerektirir. Bu analizde, teknik konular dışında, firmanın bu konudaki tecrübesi, referansları, mali yapısı da bulunmalıdır. Kurumsal kaynak planlama yazılımı seçiminde en önemli konu ürünün yeterliliğidir. Eğer ürün, gerek teknoloji gerekse altyapı olarak firmanın şu anki ve ileride doğacak ihtiyaçlarını karşılayabiliyorsa, satın alma kararı için önemli bir süreç tamamlanmış demektir. Seçim sürecinde uygulanabilecek birkaç metodu aktarırsak:
ERP Yazılımının test edilmesi: Ürünü anlamanın en iyi yolu ürünü test etmektir. Demo ya da ürün tanıtım broşürleri firma için önemli olan noktaları anlatmayabilir. En güvenilir bilgi ürünü gerçek ortamında test etmek, gerçek bilgilerle kullanmaktır.
Referanslardan bilgi almak: Ürün genel olarak firmayı tatmin edilecekmiş gibi görünse de ERP projelerinde başarının projenin %50 si de proje ekibinin ve sunulan hizmetin kalitesinden kaynaklanır. Ürün kullanıcıları ile konuşup, yerinde ziyaretlerle bilgi alınmalıdır.
Gelecekteki ihtiyaçlarınızı karşılamalı: ERP projeleri büyük çaplı projelerdir. Alalım, kullanalım beğenmezsek değiştiririz anlayışı ile yaklaşılamayacağı için ürünün firmanın gelecekteki ihtiyaçlarını karşılayabilmesi gerekmektedir. Kullanılan teknoloji, Ar-Ge yatırımları gibi konularda bilgi sahibi olmakta projenin uzun ömürlü olması adına fayda vardır.
Karşılaştırın: Değinilen tüm noktalarda ürünlerin birbirleri ile karşılaştırması yapılmalı ve firmaya en uygun ürün seçilmelidir. Bu konuda www.ias.com.tr adresinde de çok geniş araştırma ve soru kaynakları bulunabilir.
Bir ERP projesinde yaşan en temel sorunlar ise maliyetin ön görülenden yüksek olması, kurulum süresinin uzun olması, mevcut yazılımlarla uyum ya da uyarlama da ortaya çıkan sorunlardan bazılarıdır.
Başarısız ERP uygulamalarının nedenleri nelerdir?
Pek çok ERP uygulamasının başarısız olma nedenleri arasında, ERP uygulanacak kurumun ihtiyaç ve istek analizlerinin tam olarak tespit edilmemesi, uygulama zamanının doğru seçilememesi, entegratörün sektörle ilgili yeterli bilgi ve tecrübe birikimine sahip olmaması gibi nedenlerden dolayı istenen sonuç elde edilemeyebilir.
Bunların nedenleri sıralayacak olursak;
• Üst yönetimin ERPye olan inanç ve destek eksikliği
• Kurumun sorunlarının ve gelecekle ilgili beklentilerinin yetersiz analizi
• Entegrasyonu sağlayan firmanın ve ürünün doğru seçilmemesi
• Entegrasyonu sağlayan firmanın çözümle ilgi destek, araç ve yöntemlerinin yetersizliği
• Uygulanacak ERP uygulamasının gerekliliği ve pozitif propagandasının yeterli olarak yapılmaması
• ERP projesinin analiz, kurulum ve uygulama süreçlerinde doğru görevlendirmelerin yapılmaması
• Kurum ve personelin eski iş yapma yöntemlerinden vazgeçmekte direnmesi
• Personelin isteksizliği veya eğitim düzeyinin düşüklüğü,
• Sisteme veri girişlerinin yetersiz, hatalı, düzensiz olması ve sürekli olmaması
ERP uygulamasının istenilen sonucu verebilmesi için sistem içinde sağlıklı veri girişlerinin mutlaka yapılması gerekir. Veriler kurumun yapısına uygun belirlenen kriterler ışığında girilmiyorsa, ilgili zamanlarda, doğru girilmiyorsa, sistemin doğru sonuçlar üretmesi beklenemez. Örneğin, stok takip sorumlusu stok bilgilerini girmiyor ya da gecikmeli olarak giriyorsa, güncel stok bilgilerine ulaşılamaz. Dolayısıyla müşteri temsilcisi teklif ve sipariş aşamalarında istenilen hizmet kalitesini kurumsal müşterilere sağlayamayacak, teslimatlarda sorunlar yaşanacak, finans bölümü sıkıntılar yaşayacak, üst yönetim firma ile ilgili dönemsel raporları sağlıklı alamayacak. Sistemin kullanıcıları işlerini yapmadıkları sürece kusursuz bir ERP uygulamasının dahi başarılı olma şansı yoktur.
İlgili
Haberler
.gif)
