Efendim, malum çocuklar ara karnelerini alıp tatile girdiler. Çocuğu okula giden veliler bilir. Karnenin sol tarafında çocukların derslerde gösterdiği başarı durumu yer alırken; sağ tarafta davranış notlarının yer aldığı ve sınıf öğretmeninin öğrenci hakkındaki düşüncelerinin olduğu kısımlar bulunur. Aralık 2009 makalemde çalışanların performans değerlendirmesi konusuna değinmiştim. Karnede öğrencilerin performans göstergesi olarak kabul edilmelidir. Öğretmenin öğrenci hakkındaki düşünceleride, bir üstün astına geri beslemesi olarak düşünülebilir. Öğrencilerin derslerdeki başarıları sınav, sözlü ve ödev gibi araçlarla nispeten objektif olarak tespit edilebilir. Sistem kusursuz olmasa da belli ölçüm kıstasları kullanılmaktadır. Gelelim karnenin sağ tarafına. Burada notlandırılan davranışları öncelikle sizinle paylaşmak istiyorum. Davranışlar:

1. Okul kültürüne uyum
2. Öz bakım
3. Kendisini tanıma
4. İletişim ve sosyal etkileşim
5. Ortak değerlere uyma
6. Çözüm odaklı olma
7. Sosyal faaliyetlere katılım
8. Takım çalışması ve sorumluluk
9. Verimli çalışma
10. Çevreye duyarlılık

Tüm bu davranışların öğrencinin gelişimi için en az akademik dersler kadar önemli olduğunu düşünüyorum. Ancak bu davranışların çocuklarımıza, okulda öğretilebildiği konusunda tereddütlerim var. Kaldı ki bu davranışların not olarak değerlendirilmesi de sol tarafa göre daha zor. Nitekim sağ taraftaki davranış notlarının çok da önemi yok. Çünkü geçip kalmayı etkilemiyor. O yüzden öğrenci, öğretmen ve veli de sağ tarafı es geçiyor. Öğretmen öğrenci hakkında başarıların devamını dilerim gibi basma kalıp bir geri besleme (aslında temenni) de yapmışsa sağ tarafın işlevi bitmiş oluyor.

Halbuki, yukarıdaki davranışları iş ortamı için düşünecek olursanız; bu davranışları sergileyebilen çalışanların, arayıpta bulmaya can attığımız ideal çalışan tipini tarif ettiğini fark edeceksiniz. Kurumsal kültüre uyan, bakımlı, kendini tanıyan ve güvenen, sosyal, aktif,  katılımcı, takım oyunu oynayabilen, sorumluluk sahibi, verimli ve çevreye duyarlı çalışanlara sahip olmayı hangi şirket istemez.

Artık yönetim gurularının tüm lider ve yöneticilere, beynin her iki yarısını da kullanarak yönetmeyi tavsiye ettikleri günümüzde; biz çocuklarımızda hala karnenin sadece bir yarısını önemli görüyor diğer yarısını ise görmezden geliyor ve neredeyse hiç önemsemiyoruz. Karnenin sol tarafına göre bol keseden notlar verilen sağ taraftan herkes memnun görünüyor. Alan razı veren razı... Ancak çocukların öğrenimi bittiği ve iş aramaya başladıkları zaman, iş dünyasında arzu edilen nitelikte çalışanlar bulumadığımızı da biliyoruz. Neden acaba?

Aslında bu yazıda değişim yönetimi ve 5Sden bahsedecekken okurlarım neden böyle bir giriş yaptığımı düşünebilirler. Sol taraftaki notlardaki olumlu değişimler öğrencinin bilgisinin arttığının göstergesidir. İzlenen yöntemlerin doğruluğu konusunda bize geri besleme de bulunurlar. Notlardaki olumsuz değişimler ise öğrenme sürecinde sıkıntılar yaşadığına işaret eder. Gerekli tedbirler ilgili taraflarca derhal alınmalıdır. Sağ taraftaki davranış notları ise genelde yüksek olduğu ve neye göre verildiği belli olmadığı için öğrenci davranışlarında bir değişime sebep olmazlar. Değişim olmayan yerde ise gelişim beklemek pekte doğru olmayacaktır. Haydi gelin şimdi değişime daha yakından bakalım.

Değişim ve Değişim Yönetimi

Değişim, aynı durumda kalmamak, başka bir biçim yada duruma geçmek olarak tanımlanabilir. Teknolojik, ekonomik, sosyal ya da kültürel; ne tür olursa olsun, değişim rahatımızı kaçırır ve bizi etkiler. Değişim bireysel olabileceği gibi kurumsal boyutta da gerçekleşebilir. Değişim içsel olabileceği gibi, dış faktörlerin etkisi ile de olabilir. İçsel değişimler genelde gönüllülük sebebiyle dönüşüm diye adlandırılırlar. Dış çevrenin etkisiyle gerçekleştirilen değişim ise genellikle zorunlu bir değişimdir ve organizasyonun çevreye uyum sağlaması için gerçekleştirilir. Genel olarak değişim, herhangi bir şeyi bir düzeyden başka bir düzeye getirmeyi ifade eder. Organizasyonlardaki değişimde, organizasyon faaliyetleri ile ilgili hususlarda, mevcut durumdan farklı duruma gelme anlamındadır. Jack Welch işletmeler için İçerdeki değişim hızı, dışarıdaki değişim hızından düşükse, son yakındır diyerek değişimin işletmeler için bir zorunluluk olduğunu vurgulamaktadır.

Değişim Yönetimi, mevcut durumdan arzulanan duruma geçişi sağlayan stratejilerin ve faaliyetlerin bütünüdür. Şu anda olduğunuz konumdan olmak istediğiniz konuma götürecek sürecin tamamını yönetmek demektir. Bunu gerçekleştirebilmek için şu anki konumunuzu (neredesiniz) ve hangi konuma (nereye) ulaşmak istediğinizi öncelikle saptamanız gerekmektedir. Bu saptamaları yapabilmek için ölçümlemeyi kullanmalısınız. Ulaşmak istediğiniz konuma ulaşmak için neyi değişticeğinizi bilmeniz ve stratejilerinizi ona göre belirlemeniz gerekmektedir. Değişim yönetimi bir bütün olarak ele alınmalı, parçalarının birbirini nasıl dengelediği araştırılmalı, bir unsuru değiştirmenin diğerlerini nasıl etkilediğine bakılmalı, sıralama ve hızın bütün yapıyı etkisi incelenmelidir. Değişim süreci üç ana aşamadan oluşur. (Kurt Lewins Change )

1. Çözme: Bireyleri ve örgütü değişime hazırlama
2. Değiştirme: Değişimi uygulama/gerçekleştirme
3. Yeniden Dondurma: Yeni durumu kalıcı hale getirme

Değişim olumlu da olsa olumsuz da olsa değişime direnç gösterenler olacaktır. Bu doğal karşılanmalıdır. Değişime direnç, değişim için yapılan etkinliklere karşı gösterilen ve var olanı korumaya yönelik davranışlardır. Değişime karşı direncin gücü, kurumdaki değişimin hızı ile genelde doğru orantılıdır. Değişimin ve değişim yönetiminin başarılı olabilmesi için:

• Değişimin gerekçesi ve yapısı açıklanmalı,
• Vizyon yeniden tanımlanmalı,
• Değişimin dinamizmi yaratılmalı,
• Safhaları yakından izlenmeli,
• Gelişmeler açıklanmalı,
• Katılımın sürekliliği sağlanmalı,
• Değişime direnç iyi yönetilmeli,
• Yetkilendirmeler hemen açıklanmalı,
• Eğitime önem verilmeli,
• İletişim açık tutulmalıdır.

Charles Darwinin değişimle ilgili cümlesini sizinle paylaşmak istiyorum: Hayatta kalan, türlerin ne en güçlüsü, ne de en zekisidir; hayatta kalan kendini değişime en çok uydurabilendir. Bu durumda değişimin kaçınılmaz olduğunu kabul edip mavi yaka beyaz yaka ayrımı yapmadan şirketimizin tüm çalışanlarını değişim konusunda bilinçlendirmeliyiz. İşte 5Ste bu noktada devreye giriyor.

Değişim 5S ile Başlar

Toplam kalite yolculuğu, şirket kültüründe pozitif değişikliklerin oluşturulması ile başlar. Değişime direnç doğal karşılanmalıdır. 5S, değişimde ilk adımları ifade eder. 5S sistemi, işletmenizin herhangi bir yerinde ve herhangi bir çalışan tarafından kolaylıkla uygulanabilir. Çalışanların katılımını arttırır, sistemli çalışma ve sürekli iyileştirme kültürünü yerleştirir. Düzenli, temiz ve etkin bir çalışma ortamı yaratılmasını ve bu ortamın sürdürülebilir olmasını sağlar.

En temel iyileştirme aracı olan ve tüm dünyada yaygın olarak kullanılan 5S, Japonca beş kelimenin baş harflerinden oluşturulmuştur. 5S uygulaması sonunda çalışanlarınız, düzeni ve temiz çalışma ortamının nasıl yaratılacağını ve korunacağını öğrenmiş olurlar. 5S ile değişimin tüm aşamalarını yaşayacak olan çalışanlarınız, faydalarını gördükten sonra birer değişim gönüllüsüne dönüşeceklerdir.

5S Adımları:
Japonca - İngilizce - Türkçe

1. Seiri - Sort out - Sınıflandır (ayıklama ve seçme)
2. Seiton - Set in Order - Sırala (düzenleme)
3. Seiso - Shine and Check - Sil ve Temizle
4. Seiketsu - Standardise - Standartlaştır
5. suke - Sustain and Respect - Sahiplen ve Sistemi Koru (disiplin)

5S Niçin Yapılır?

Günümüzde çok düzenli ve temiz işyerleri olduğu kadar dağınık ve temizliğe önem vermeyen bir çok şirkette bulunmaktadır. Bu tip işyerlerinde, ortalarda gerekli gereksiz bir çok malzeme yer almaktadır. Çalışanların morali düşük ve isteksizdirler. Aranan malzemeleri bulmak uzun zaman alır. Hatalı üretim yüksek, verimlilik ise oldukça düşüktür. Benzer durum ofisler içinde söz konusudur. Masalarda, dolaplarda ve raflarda düzensiz kitaplar, kalemler, formlar ve dokümanlarla karşılaşabilirsiniz. Bu tip ortamlarda çalışanların aradıklarını bulmak için zaman israfı yaptıkları aşikardır.  Tüm bu olumsuzlukları bertaraf etmek, değişim kültürünü ve iyileştirme kültürünü işletmeye yaymak için 5S en uygun araçtır.

1. Adım Sınıflandır:
Gereksiz ise at!

Gereksiz nesneleri çalışma ortamından uzaklaştırmalısınız. Çalışma alanınızda bulunan ama işinizi yapmanıza bir katkısı olmayan nesneleri tespit etmeli, işaretlemeli ve çevrenizden uzaklaştırmalısınız.  Bunun için kullanılan yönteme, Kırmızı Kart (Etiket) yöntemi adı verilmiştir.

Hakemin futbol maçlarında belirli kurallar dahilinde hata yapan oyuncuları kırmızı kart göstererek sahadan uzaklaştırması (soyunma odasına göndermesi) gibi biz de üretim ya da çalışma ortamında gerekmeyen malzemeleri kırmızı etiketler (kartlar) vasıtası ile uzaklaştırmalıyız. Biz de belli kurallar dahilinde hareket etmeliyiz. Hangi şartlara uyan malzemelere kırmızı etiket takılabileceğini önceden belirlemeliyiz.

Kırmızı kart yerleştirilen malzemeler, daha sonra merkezi bir yerde toplanır ve tekrar sınıflandırılır. Değersiz malzemeler derhal imha edilir. İleride kullanılmayacak değerli malzemeler satılmak veya değiştirilmek suretiyle değerlendirilir. Zaman içerisinde kullanılabilecek diğer malzemeler, çalışma alanının dışında tertipli bir şekilde depolanır.

2. Adım Sırala / Düzenle:
Herşeye bir yer ve herşey yerli yerinde!

Malzemeleri kullanım sıklığına göre sıralayıp, yerleştiriniz. Alan israfından kaçınınız. Zemin üzerinde parçaların stoklanması doğru değildir. Stok alanlarını koridorlara bakacak şekilde yerleştiriniz. Stoklamanın derinlemesine yapılması da doğru değildir. FIFO ilk giren ilk çıkar prensibine göre stoklar kullanılmalıdır. Stokların üzerindeki etiketlerde stoklanacağı bölge, raf numarası, malzeme tanımı yer almalıdır.

Herşeyin belirli bir yeri olmalı, herşey yerli yerinde durmalıdır. Yerinde olmayanın bakılınca anlaşılması gerekir. Etiketleme, açık raflar, renkli alanlar, özel alet panoları gibi göze hitap eden teknikler ile herhangi birinin aranan nesneyi çok kısa süre içerisinde bulabilmesi ve tekrar yerine koyabilmesi mümkün olmalıdır. Nesnelere kolay erişilebilmeli, nesneler operatörün fiziksel zorlanmasına ve zaman kaybetmesine sebep olmayacak şekilde yerleştirilmelidir.

3. Sil / Temizle:
Aslan yattığı yerden belli olur!

Bütün çalışma alanlarını temiz ve aydınlık bir hale getirmek çalışanların moralini ve motivasyonunu yükseltecektir. Temizlik aşamasında öncelikle temizlenecek alanlar çalışanlar arasında paylaştırılır. Yapılması gereken temizlik işleri ve seviyeleri belirlenir. Hangi yöntemlerle temizliğin gerçekleştirileceği saptanır. Uygun temizlik araçları çalışanlara sağlanır. Temizlik kontrol listeleri oluşturularak, çalışanların ilgili görevleri eksiksiz yerine getirilmesi sağlanır.

Etraf temizlendikten kir ve yağdan arındıktan sonra personel tarafından erişebilen yerler yeniden boyanmalıdır. Çevre ve makinalar temizliği belli edecek şekilde canlı renklere boyanmalıdır. Bundan sonra üzerlerinde kirliliğe müsade edilmemelidir. Temiz cihazların bakımı daha kolay, arızalanma ihtimali daha düşüktür. Kirliliğin temel kaynaklarını bulmak ve yok etmek esas hedeftir. Böylece kirlenme azaltılacak ve temizlemeye ayrılan süre ve emekte azalmış olacaktır.

Her takımın sorumlu olduğu alanlar belirlenmeli ve işaretlenmelidir. Buraların temizliği ve düzeni konusunda takımlar arası dostça rekabet ortamı yaratmak ve buraları düzenli denetimlere tabi tutmak faydalı olacaktır. 5S yardımıyla işyerleri, bir hastane kadar temiz ortamlara dönüşebilmektedir. Japonyada misafirlerin ve çalışanların beyaz eldiven takması 5Ste gelinen noktayı göstermesi açısından önemlidir.

4. Standartlaştır:
Dikkat! Alışkanlık Yapar!

5S unsurlarından ilk üçü yani ayıklama, düzenleme ve temizleme, her iş yerinde ihtiyaç duyulan ve uygulanması gereken temel faaliyetlerdir. İyi çalışma şartlarının oluşturulabilmesi için gerekli olmalarına rağmen ender olarak eksiksiz uygulanırlar. İlk üç adımın sürekli aynı şekilde gerçekleşmesini sağlayacak olan standardizasyonu gerçekleştirmek gerekir.  Bunun için dört adımlık aşağıdaki prosedür, çevrim şeklinde sürekli uygulanmalıdır.

• Planla: Kim neyi, ne zaman ve nasıl yapacak? Yazılı ve görsel olarak yapılacakların belirlenmesi.
• Kaynakları Yarat: Yapılması gereken işlerde kullanılacak araç ve malzemeleri temin edilmesi.
• Uygula: Sınıflandırma, sıralama/düzenleme ve temizleme işlemlerini günlük hayatın içinde gerçekleştir.
• Denetle: Sonuçları izle, bir önceki ile kıyasla, daha iyi olması için yapılması gerekenleri tespit et ve tekrar başa dön.

5. Sahiplen ve Sistemi Koru:
Geriye dönüş yok!

5Sin ilk dördünü ara sıra uygulamak yeterli olmadığı için sorunlar devam edebilir. İşyeri koşulları kısa zamanda uygulama öncesindeki duruma geri dönebilirler. Bu yüzden sahiplenme aşaması ve sistemin disiplinle korunması, 5S çalışmasının belki de en zor ve en önemli aşamasıdır.

5Se başlamadan önceki ortam, istenmeyen durum olarak belirlenmeli, çalışma boyunca geçilen safhalar görsel yöntemler ile belgelenmeli ve göz önünde olmalıdır. 5S öncesinde ve sonrasında fotoğraf çekimlerinin yapılması, çalışanlara yaptıkları değişimi göstermek açısından faydalıdır. Fotoğrafların çekilmesi, çalışanları iyileştirme çalışmalarına katılmaya teşvik eder. Disiplinin sağlanmasını kolaylaştırır. Çalışanlar başarılı sonuçların sergilenmesinden gurur duyarlar. Diğer değişim projelerinde de görev almaya istekli olurlar.

5S Uygulama sonucu elde edilenler:

• Kaza ve yaralanmalar azalır.
• Temiz ve düzenli iş ortamı keyifli çalışma olanağı sağlar.
• Gereksiz malzeme ve stoktan arınmış yalın işletmeler ortaya çıkar.
• Sorunları görmek kolaylaşır, kusurlu üretim miktarı azalır.
• Makinelerin arızaları daha kolay tespit edilir ve koruyucu bakım daha iyi uygulanır.
• Üretim ve stok alanları daha verimli kullanılır.
• Çalışan için işyerini sahiplenme ve gurur duyma fırsatı yaratılır.
• Beraber çalışanlar arasında işbirlikteliği artar.
• Performans ve verimlilik artışı gerçekleştirilir.

Son söz: Değişim gerekli ve kaçınılmaz olduğuna göre, değişim konusunda proaktif olup, Robert Kennedyin dediği gibi Neyin olmadığını görüp Neden? diye soracağımıza; Neyin olabileceğini görüp Neden olmasın? diye sormalıyız. Değişmek ve değişime 5S ile başlamak isteyen işletmeleri ve çalışanları, eğitimlerime katılmaya davet ediyorum. Bana e-mail ile ulaşabilir ve diğer eğitimler için web sitemi ziyaret edebilirsiniz.