Sevgili Okurlar, bu sayıda sizlere ERP Kurulum Süreci ve Karşılaşılan Zorluklar hakkında bilgi vermeye çalışacağım.
ERP sistemleri seçimi her ne kadar zor bir süreç gibi görünse de işletmelerin en çok zorlandıkları adım ERP sisteminin kurulum sürecidir. Oldukça yüksek maliyetlere katlanılarak alınan yazılımlar, başarısız bir kurulum süreci sonunda çöpe atılabilmektedirler. ERP kurulum süreci, işletmelerde ERP sisteminden alınan verime doğrudan etki etmektedir.
Başarılı bir sistem entegrasyonunu hedefleyen işletmelerin olumsuz neticeler almasının en büyük nedeni, ERP sistemi uygulamasının yeni bir makineyi üretime almak gibi teknik bir proje olarak değerlendirmeleridir. Başarılı uygulamalar insanların, departmanların ve organizasyonların değişimini gerektirmektedir. ERP kurulumu sırasında en çok yapılan hatalardan biri, işletme için doğru sistemin seçilmesine rağmen yanlış bir şekilde kurulmasıdır. İdeal bir ERP sistemi kurulum süreci şu adımlarda gerçekleştirilir:
a) Proje organizasyonunun oluşturulması: Proje organizasyonu bir planlama kurulu ve bir de proje ekibini içermektedir. Planlama kurulu daha çok stratejik seviyede kararlar alırken proje ekibi ise sistem kurulumunda aktif rol üstlenecek farklı birimlerden elemanları içermektedir.
Planlama kurulu aşağıda belirtilen konuları görüşmek üzere belirli sıklıklarda toplanmaktadır.
Uzun dönemli stratejik vizyon sağlamak
ERP projesine destek verme ve rehberlik etmek
Projenin isletme için öncelikli konumda bulundurulması
Uygulamanın oluşturulan programa bağlı kalması ve amaçlara ulaşılabilmesi için gerekli kaynak sağlama
Kurulum ve uygulama için ayrılan bütçenin izlenmesi
Anlaşmazlıkların ortadan kaldırılması
Proje ekibi, her departmandan veya belli baslı fonksiyonel alanlardan birer temsilcinin katılımıyla oluşturulmaktadır. Bu fonksiyonlar genellikle
aşağıdaki gibidir:
Malzeme yönetimi
Üretim
Muhasebe
Satış ve pazarlama
Ürün mühendisliği
Bilgi işlem
Müşteri hizmetleri
Kalite
İnsan kaynakları
Lojistik
Satın alma
b) Detaylı proje planının oluşturulması: Komple bir ERP sistemi birçok modül ve çeşitli iş yeteneklerine sahiptir. Projeyi basitleştirme ve önceliklerin belirlenmesi için detaylı bir proje çizelgesine ihtiyaç duyulur.
Proje planında dikkat edilmesi gereken bazı hususlar şunlardır (Özbir, 2006):
Detay içeren aşama ve kaynakların proje planında belirtilmesi
Kaynakların sınırlı olduğu varsayılarak proje uygulamasına başlanması
Kaynak gereksinimlerinin gözden geçirilerek bazı işlerin kritik kaynaklardan diğer kaynaklara aktarılması
Kritik alanlarda dış kaynakların kullanılıp kullanılmayacağına karar verilmesi
Proje tamamlanma süresinin mümkün olan gecikme payıyla birlikte tahmini olarak hesaplanması
c) Proje ekibinin eğitimi: Sistem kurulum bütçesinin önemli bir kısmı personel eğitimi için kullanılmaktadır. Proje takımı ve kilit personel sistemle ilgili eğitim ve öğrenim seminerlerine katılarak detaylı bir şekilde günlük operasyonlar ve bunların ne şekilde yapılacağı konularında bilgi edinirler.
İşletme ERP sistemi ile ilgili kavramlar ve her bir modül ve fonksiyonları hakkında proje takımını eğitmek üzere, sistemi sağlayan yazılım tedarikçisinden destek almalıdır. Bu eğitim proje takımının işletmenin iş hedeflerine ulaşabilmesi için yeni sistemin olanaklarının verimli bir şekilde uygulayabilmesinin sağlanması açısından kritik bir önem taşımaktadır. Bu detaylı eğitim olmadan proje takımı var olan metotları kopyalayarak yeni bir operasyon sistemi dizayn edecek ve gerçek anlamda işletme operasyonları ve karlılığının geliştirilmesini ikinci plana atarak sistemin esas olan hedefinden uzaklaşacaktır. İdeal bir eğitim programı, proje takımına ERP sistemi ile ilgili kavramlar ve sağladığı olanakların anlaşılması ve sistemin değişik özellik ve fonksiyonlarının öğrenilerek işletme operasyonlarının yeni sistemle nasıl
uyum içinde çalışabileceği konularını içermelidir.
d) Yeni donanımın kurulması: Yeni sistemin işletmenin mevcut bilgisayar ağında çalışabilmesi durumunda bu adım çabuk ve sorunsuz bir şekilde atlatılabilmektedir. Bununla birlikte işletmenin merkezi bilgisayar temelli sistemlerden network sistemlerine geçiş yapıyor olması durumunda yeni bir network ağı oluşturulup donanımların temin edilmesi gerekmektedir. Tüm mevcut kullanıcı bilgisayarlarının yeni ERP sistemini işletebilecek konfigürasyonda olup olmadıkları denetlenmelidir.
Gelecek sayımızda konuya devam edeceğiz.
www.ufukcebeci.com adlı web sayfamda işinize yarayacak bilgiler ve downloadlar bulacaksınız. cebeciu@itu.edu.tr e-postama mail atarak merak ettiğiniz her konuyu sorabilirsiniz.
Hoşçakalın.
Yüksek Lisans Tezinde danışmanı olduğum Mesut Kılıça teşekkürler.
İlgili
Haberler
.gif)
