Geçtiğimiz aylarda başlamış olduğumuz İhracat Pazarlamasında Etkin Bir Yöntem; Fuar Katılımı konumuza bir süre daha devam edeceğimizi belirtmiştik. Hatırlanacağı gibi, Fuarların ihracat pazarlamasında ne kadar önemli bir yöntem olduğu üzerinde durmuş, fuarların seçiminde nelere dikkat edilmesi konusunu ele almış, geçtiğimiz sayıda ise fuarların seçiminden sonra planlama, bütçeleme ve organizasyonu konuları ile stand tasarımı ve stand alanı dekorasyonu konularını irdelemiştik.

Bu sayıda ise fuar alanında nelere dikkat etmemiz gerektiği üzerinde duracağız.

FUAR ALANINDA İLK ANLAR

Bu bölümde fuar alanında firma görevlilerinin dikkat etmesi gereken konular ele alınacak olup, görevlilerin fuar alanına ilk girdikleri andan itibaren yapılması gerekenler aktarılacaktır.

Stand inşa ve dekorasyonu başta olmak üzere, elektrik bağlantısı gibi hizmetlerin yerine getirilip getirilmediğinin kontrol edilebilmesi için fuar alanına fuar başlamadan iki gün öncesinde gidilmesinde fayda bulunmaktadır.

•Öncelikle, sergi mallarının gümrük işlemlerinin tamamlanarak depoda hazır beklediğinin onayı fuar alanında bu hizmeti veren kuruluşun yetkilisinden alınmalıdır.
 
•Gerek görülürse sergi mallarının yerleştirilmesine iki gün önceden başlanabilinir. Stand alanı küçük ve ürünler az sayıda veya ürünlerin çalınma riski var ise fuar başlamadan bir gün önce veya fuarın ilk günü stand yerleştirmesi yapılabilir.
 
•Stand inşası tamamlanmış, sergileme üniteleri yerleştirilmiş, aydınlatma ekipmanları ve elektrik bağlantısı tamamlanmış ise ürünlerin yerleştiril-mesine başlanabilir.
 
•Sandıktan çıkan ürünleri yerleştirdikten sonra boş sandıklar etiketlenerek fuar alanında nakliye hizmeti veren firma tarafından depolanacaktır.
 
•Boş sandıklar genelde ilk giren / son çıkar sistemi ile depolandığı için boş sandıkların teslim edilmesinin zamanlamasına özen gösterilmeli, birden fazla boş sandığınız varsa tüm sandıklar birlikte teslim edilmelidir.
 
•Fuar standına ulaşılan ilk anlarda komşu standlarla tanışılmasında fayda vardır. Gerek stand kuruluşu gerekse de fuar sırasında komşuların yardımına ihtiyaç duyabilmektedir.

•Fuar ile ilgili alınan ve alınacak hizmetlere ait faturaların fuar bitmeden önce standa ulaşmasını sağlamak için fuar alanında hizmet alınan firma yetkililerinin uyarılmasında fayda vardır.

STAND MALZEME LİSTESİ

Standda bulunacak malzemeler üç gruba ayrılabilir;

1) Stand yönetimi ile ilgili olan malzemeler; firmanın tanıtımında kullanılacak olan broşür, katalog, firma profilleri, görsel sunumlar, ziyaretçi kayıt formu, kalem, kağıt, tel ve delikli zımba, zımba teli, bant, yapıştırıcı, misine, tel kanca, çift taraflı bant, yazıcı kartuşu, stand personeli kartvizitleri, firmanın antetli kağıdı, gerek varsa fiyat listesi, vb. malzemeler

2) Temizlik malzemeleri; sergilenecek ürünler için gerekli temizlik malzemeleri, pas çözücü kimyasallar, zımpara, toz bezi, cam-sil, deterjan, sabun, kağıt havlu, vb. malzemeler

3) Ağırlama malzemeleri; küllük, şişe açacağı, bardak, fincan, çay kaşığı, çatal, bıçak, tabak, tepsi, çöp torbası, kahve,çay, şeker, şekerlik, içecek, kurabiye, kuruyemiş, peçete,vb. malzemeler

Yukarıda listelenmeye çalışılan malzemelerin bir kısmı sergi malları ile fuara getirilebilmektedir. Ancak, gümrükte sorunlar yaşamamak için özellikle temizlik ve ağırlama malzemelerinin büyük bir kısmının fuar alanından temin edilmesinde fayda vardır.

FUAR SIRASINDA STANDDA NASIL DAVRANILIR?

Stand personelinin davranış biçimi stand ziyaretçisinin gelecekte firma müşterisi olup olmaması ile doğrudan bağlantılıdır. Bu nedenle;

•Standda keyifli bir ortam yaratılmasına özen gösterilmelidir
•Gerek stand girişinde gerekse de stand içinde gereksiz barikatlar, stand ziyaretçisinin giriş ve geçişlerini engelleyen sergileme üniteleri, duvarlar kaldırılmalıdır.
•Stand görevlileri stand girişini fiziki olarak engelleyecek şekilde durmamalıdır.

•Stand görevlilerinin birbirleri ile derin bir sohbete girmiş görüntüsü de ziyaretçilerin standa yönelmesini engellemektedir.
•Standa bulunan herhangi bir koltuk, sandalye stand görevlileri tarafından işgal edilmemelidir. Oturma gruplarından sadece yüksek taburelerin stand personeli tarafından kullanılması uygundur.

•Broşür, katalog ve diğer basılı evrakların geometrik bir düzen içinde sergilenmesi ziyaretçilerin bunları almasına veya incelemesine -düzeni bozma kaygısıyla-engel olabilmektedir.

•Ziyaretçilerin stand personelini tanıya-bilmesi, ayırt edebilmesi için standda bulunulan süre içinde yaka kartı takılmasında fayda vardır. Firmanın, personel isminin ve pozisyonunun yaka kartına yazılması faydalı olacaktır.

•Ziyaretçilere sunulacak slayt göste-rimleri, video vb.  malzemenin her gün fuar başlama saatinden önce test edilerek denenmesinde fayda bulunmaktadır.

•Her ziyaretçiye eşit davranmaya özen gösterilmelidir. Özellikle, standda bir ziyaretçiyle ilgilenilirken söz konusu kişiyi başka stand bir görevlisine yönlendirip yeni bir ziyaretçi ile ilgilenme aşamasında dikkatli olunmalıdır.

•Fuarlarda zaten ilişkide olunan eski müşterilerle fazla zaman kaybedilmemelidir. Unutulmamalıdır ki, fuarlara daha çok yeni müşteri portföyü genişletilmek için katılınmaktadır.

•Tüm görüşmelerin kayıtları tutulmalıdır. Özellikle ziyaretçilerin ilgilendiği alanların tesbit edilmesi çok önemlidir. Fuarlarda sadece kartvizit değiştirmek yeterli olmayabilir.

NE GİYİLİR?

Standda sentetik olmayan malzemeden yapılmış açık renk ve bol kıyafetlerin giyilmesinde fayda bulunmaktadır. Günde 8 saat civarında spot ışıklar altında, sentetik halıların üzerinde yoğun bir çalışma ortamında bulunulacağından kıyafet seçimi oldukça önemlidir. Stand görevlisinin ismi ve görevinin belirtildiği yaka kartı takılması, takım elbise veya benzeri iş ortamında giyilen kıyafetlerin giyilmesi, yedek ayakkabı bulundurulması ve fuara daha önce giyilmemiş yeni ayakkabı getirilmemesinde fayda bulun-maktadır. Tecrübeler göstermektedir ki, fuar katılımlarında en sık görülen rahatsızlık ayakkabılardan dolayı yaşanmaktadır.

Avrupada katılınan fuarlarda fuar katılımcısın formal giysiler içinde olması beklenir. Ancak, Kuzey Amerika da spor kıyafetler giyilmesi yadırganmamaktadır.

STANDDA KAÇ KİŞİ BULUNMALI ?

Fuar katılımlarında stand alanı büyüklüğü ve katılım amacına bağlı olarak stand görevlilerinin sayısı tespit edilecektir.

En küçük alan olarak tanımlanan 10-12 m2 alanlı standda zaman zaman tek başına bulunacak stand personeli standdan zorunlu ayrılıklarda bulunmak durumunda kalabilir. Ayrıca, stand personelinin zaman zaman  mola vermesi, fuardaki potansiyel müşteri veya rakiplerin standlarının ziyaretini mümkün kılabilmesi için birden fazla stand personeli görevlendirilmesinde fayda vardır.

Stand ziyaretçileri ile sağlıklı iletişim kurulabilmesi açısından yaklaşıldığında ise, standda tek başına bulunan stand sorumlusuna konuşmalar duraksadığı veya tıkandığı anlarda müdahale edecek bir ikinci kişinin bulunması kolaylık sağlayacaktır. Tek kişi ile girilen diyaloglarda sağlıklı bir iletişimin beklenmesinin ötesinde zaman zaman bir tartışma ortamı bile doğabilmektedir. İlk kurulan temasta zenginlik sağlanmalı, 2-3 kişilik bir grup ziyaretçi ile daha dengeli bir diyalog kurulmasına çalışılmalıdır. Bu şekilde ziyaretçinin  istenen konulara odaklanması sağlanabilmektedir.

Standa ilgi gösteren ziyaretçilerle nasıl ilişki kurulmalı, nasıl hitap edilmeli?

Fuarlarda standın yakınından geçen fuar ziyaretçilerine karşı davetkar olunmalı, olumlu karşılık alındıktan sonra, ilk andan itibaren insiyatifi ele alarak ziyaretçiyi yönlendirmeli, sorular sorarak kim olduğu, niçin fuarı ziyaret ettiği, ürünleriniz veya hizmetinizden nasıl yararlanabileceğinin öğrenilmesi ve sonrasında da tarafınızdan bilgilendirilmesine özen gösterilmelidir.

Ziyaretçilerinize konuşmaya başlarken evet veya hayır cevabı alınacak sorular sorulmamalıdır. Bu tür sorular konuşmanın başlamadan sonuçlanmasına neden olabilir. Bu konuda eğitimli bir stand görevlisi her zaman söze ucu açık sorularla başlamalıdır.

Stand ziyaretçileri ile iletişimde öncelikli hedef ziyaretçinin kim olduğunu öğrenmektir. Örneğin, ziyaretçi ürün ile teknik açıdan mı, yoksa ticari açıdan mı ilgilenmektedir?

•Yapılan araştırmalar göstermiştir ki, standınıza adım atan ziyaretçilere size nasıl yardımcı olabilirim?
gibi soruların sorulması genelde olumsuz bir etki  yaratmaktadır.

•Tanışılan kişinin ismini mutlaka ilk anda öğrenip konuşma sırasında kullanmaya çalışılmalıdır.

•İyi bir satış elemanı öncelikle dinlemeyi bilmelidir. Ziyaretçinin kim olduğu, hangi sektörde çalıştığı, standla niçin ilgilenildiği tam olarak öğrenilmeden stand görevlisi bilgi vermeye başlamamalıdır.

•Ayrıca, standa adım atan ziyaretçilere karşı fazla ısrarcı olunmamalıdır.

•Standı ziyaret eden ziyaretçilerin en azından bir adet yazılı döküman ile standdan ayrılmaları sağlanmalıdır.

•Ziyaretçilere karşı dürüst olunmalı, emin olunmayan konularda bilgi verilmemeli, konuşulmamalıdır. Her zaman hatırlanmalıdır ki, stand ziyaretçileri stand katılımcılarından daha fazla bilgiye sahiptir. 

•Stand ziyaretçisinin niyeti anlaşıldıktan sonra sorulara yanıt verilmelidir.

Unutulmamalıdır ki, stand ziyaretçilerinin sınırlı zamanları ve konsantrasyonları vardır. Bilgi verilmelidir ancak, kimi zaman stand ziyaretçisi olarak bir rakip de çıkabilir ve tüm stratejik bilgiler rakiplerin eline geçebilir. Özellikle, firmanın ve ülkenin pazar bilgileri ve payları, genel fiyatlar, hammadde kaynakları gibi bilgilerin aktarılmasında aceleci olunmamasında fayda vardır.

FUAR STANDINDA ZİYARETÇİLERE NELER SUNULABİLİR?

Fuar standı ziyaretçisine profesyonel bir firma imajı verebilmek için aşağıdaki bilgi, belge, ürün ve malzemenin standda bulunmasında ve görevli personelin bilgilendirilmesinde fayda bulunmaktadır: 

•Firmanın ürünleri ve sunduğu hizmetler hakkında her düzeyde basılı döküman; broşür, katalog, firma profilleri, vb…

•Firmanın ticari ilişkileri, rekabet piyasasındaki durumu, teknolojik seviyesi
•Ürünün her türlü teknik özellikleri
•Rakip ürünlerle farkları
•Üretim ve ihracat kapasiteleri
•Ürün numuneleri
•Gerek olursa FOB ve CIF fiyatları, ödeme şekilleri
•Ürün ambalajının detayları
•Ürünün gümrük tarife ve vergileri
•Taşıma ile ilgili detaylar (liman bilgileri, bağlantılar, fiyatlar, vb)

Tüm bu bilgilerin stand ziyaretçisine bir seferde verilmesi gerekmeyebilir. Ancak, ilk temasta konuşmalar sırasında stand personelinin konuya hakimiyeti ve şirketin profesyonelliği açılarından önemlidir.

STAND PERSONELİNDE BULUNMASI BEKLENEN ÖZELLİKLER VE STAND PERSONELİ SEÇİMİ

Bir fuara katılımda standda bulunacak personelin seçiminde hangi kriterlere bakılmalıdır?

•Seyahat etmeye istekli, seyahate engel yaratacak bir sağlık sorunu olmayan
•Fuarlara katılım konusunda tecrübeli
•Yabancı dil bilgisine sahip
•İnsan ilişkilerine açık ve kendine güvenli
•Hızlı kavrama yeteneği olup, doğaçlama çözümler üretebilen
•Firma ve ürünler hakkında bilgili
•Firmanın pazarlama stratejisi, satış politikaları hakkında bilgili 

Eğer fuar ticaret fuarı ise sadece satış ve pazarlama ekibinin standda bulunması yeterli olabilir. Ancak,  katılınan fuar sanayi fuarı ise standda satış ve pazarlama ekibinin yanı sıra teknik sorulara yanıt verebilecek teknik personelin bulunmasında da fayda vardır. Ayrıca, sanayi fuarlarında katılımcıların % 80i birbirlerinin müşterisi  olmalarından dolayı satınalma sorumlularının da fuarı ziyaret etmesi önerilmektedir.

Firmanın sektörü, katılınan fuarın özellikleri, standın büyüklüğü ve fuara katılım amacına bağlı olarak ilgili olarak standda bulunacak personelin görev ve sorumlulukları aşağıdaki şekilde farklılıklar gösterebilmektedir.

•Şirket üst düzey yöneticisi; stand personelinin motivasyonu ve hızlı karar alınması gereken bazı durumlarda standda bulunmasında fayda vardır. Tüm fuar boyunca standda bulunması beklenmemekle beraber fuarı ziyaret etmesinde ve bazı kritik toplantılara katılmasında fayda bulunmaktadır.

•Pazarlama veya satış sorumlusu; fuar katılım projesinin en yetkili sorumlusu olarak standda bulunur.

•Teknik sorumlu; ürün ve hizmet hakkında sorulabilecek soruları yanıtlayacak uzmanlığa sahip bir görevlinin standda olması faydalıdır. Özellikle, yüksek teknoloji kullanılan üretim ve hizmetlerle ilgili oldukça detaylı sorularla fuar sırasında karşılaşılabilir.

•Satış personeli; fuarda gerçekleştirilecek ilk teması sürdürecek olan satış ekibinin standda bulunmasında fayda vardır. Müşteri ve satış ekibinin birbirini kişisel olarak tanımaları ilişkileri hızlandırır ve kolaylaştırır.

•Yurt dışı temsilcisi; fuarlarda kurulan ilişkilerin ülke temsilcileri tarafından sürdürüldüğünden özellikle fuar katılımı gerçekleştirilen ülkenin iş kültürü, dili ve müşterinin istekleri konusunda tecrübe sahibi kimselerin standda bulunması fuar katılımı başarısını olumlu yönde etkileyecektir.

•Tercüman; bazı ülkeler için özellikle gerekir. Standda tercüman görevlendirileceği zaman dil bilgisinin yanısıra o ülkelerin iş kültürü, yaşam kültürü ve ürünün teknik terminolojisine de hakim olmasına özen gösterilmelidir. Ayrıca, tercümanın ürün ve sektör terminolojisine hakim olmasında fayda bulunmaktadır.

•Stand görevlisi; daha çok geçici personel kullanılır. Standa adım atan ziyaretçilere verilebilecek ilk bilgilerle donatılır ve daha çok teknik olmayan, tüketiciye yönelik fuarlarda yararlanılır.

•Hostes; yeme-içme ve ağırlama konusunda faydalanılır.

•Hizmet personeli; güvenlik, gece bekçisi, temizlik işleri ile ilgilenen personel de standda görevlendirilir veya bu hizmeti veren taşeron firmalardan kiralanır. 

Geçici personelin seçiminde özen göstermek gerekmektedir. Fuar katılımları bir bütün olarak firmanın, ürünlerin ve hizmetlerin en iyi sunumunu gerektirdiği için çalışacak geçici personelin de firma imajı uygun olması lazımdır. Uluslararası fuarlarda stand görevlisi (hostes, vb.) ile tercüman olarak çalışacak personelin temini için o ülkedeki büyükelçilik, konsolosluk ve ticaret müşavirliklerimizden yardım alınabilir.

Fuar katılımlarında standında çalışacak personelin hem iyi bir eğitimden geçmesi hem de yüksek moralini fuar boyunca koruması amacıyla iyi motive edilmesi gerekir.

Standda görevli personelin fuar hazırlık aşamasında gündemli toplantılarla bir araya gelmesinin yanı sıra, özellikle firma çalışanlarının geçici stand personeli ile fuardan bir gün önce fuarda tanışmasında ve gündemli bir toplantı gerçekleştirmesinde, görev ve sorumlulukların belirlenmesinde fayda bulunmaktadır.

Ayrıca, her gün sabah ve akşam 10-15 dakika günün planlaması ve değerlendirilmesi amacıyla toplantı yapılması faydalıdır.

FUAR ALANINDA ZİYARETÇİ TRAFİĞİ NASIL YÖNLENDİRİLİR? 

Bu bölümde fuar koridorlarında dolaşan planlı fuar ziyaretçilerinden çok kararsız ziyaretçilerin firma standı ile ilgilenmesi için bazı öneriler verilmektedir :

•Trafik yönüne göre yaya sirkülasyonunu planlamak gerekmektedir. Trafiğin sağdan aktığı ülkelerde gerek fuar alanı içinde, gerekse de stand alanı içine girildiğinde istem dışı olarak sağ tarafa yönelindiği araştırmalarla tesbit edilmiştir. Bu nedenle, fark edilmesinde fayda olan, önem verilen ürünlerin  standa yerleşimi  planlanmalıdır.

•İnsanlar bol ışıklı ve sıcak yerlere doğru yönelirler. İlgi çekmesi istenen bölgenin diğer alanlara göre fazladan aydınlatılması ziyaretçi trafiğini olumlu yönde etkileyecektir. Ancak, aşırıya kaçılmaması ve diğer alanlarla çok fazla kontrast oluşturmamasında fayda vardır.

•Sergilenecek ürünlerin dengeli ve mümkün olduğunca sade bir şekilde sergilenmesinde fayda vardır. Ziyaretçi trafiğini üst üste yığılmış ürünler ve karmaşa uzaklaştıracaktır.

•Ziyaretçiler genelde hissettirilmeden yönlendirilmekten hoşlanırlar. Koridora ilave edilecek kontrast renkte hazırlanmış patika ve grafiklerle desteklenmiş haritalar veya oklar ziyaretçileri standınıza sürükleyecektir.

•Standda hareket eden objeler, yazılar bulunması koridordan geçen ziyaretçileri etkiler ve birkaç saniye de olsa stand ile ilgilenilmesini sağlar,

(Yazarın daha önce yayınlanış olan Uluslararası Fuarlara Katılım Rehberi ISBN 975-512-660-0 kitabından yararlanılmıştır.)