Aret Garo Canikyan

TÜV SÜD Teknik Güvenlik ve Kalite Denetim Tic. Ltd. Şti.
TS 16949:2002 Baş Denetçi
aret.canikyan@tuv-sud.com.tr

Süreç Yaklaşımı

Herhangi bir otomotiv kuruluşunun imalat gerçekleştirme işlemlerinin temelini süreçler oluşturmaktadır. Süreç yaklaşımını tanılanabilmesi için önce süreç kavramının bilinmesi gerekmektedir. Süreç (Proses); İstenen çıktıları gerçekleştirebilmek için girdiden başlayarak birbirine bağlı faaliyetler zinciri olarak en basit anlamıyla tanımlanabilir. Peki süreç yaklaşımı nedir?

ISO 9001:2000 Kalite yönetim sistemi içinde aşağıdaki ifadelerle tanımlanmıştır.

0.2 SÃœREÇ YAKLAÅžIMI  (ISO 9001:2000)
Bu uluslararası standart müşteri gereklerini karşılayarak müşteri tatminini iyileştirmek üzere kalite yönetim sisteminin etkililiğini geliştirmede, yerine getirmede ve iyileştirmede bir süreç yaklaşımının kullanılmasını teşvik etmektedir.
 
Organizasyon etkin bir şekilde işlemek için çok sayıda birbirine bağlı aktiviteyi tanımlamalı ve yönetmelidir. Kaynakları kullanan, ve girdileri çıktıları dönüştürmek üzere yönetilen bir aktivite, bir süreç olarak sayılabilir. Genellikle bir süreçten elde edilen çıktı doğrudan bir sonraki süreç için girdi teşkil eder.

Süreçlerin tanımlanması ve etkileşimleri, ve bunların yönetimi ile birlikte organizasyon içinde bir süreçler sisteminin uygulanmasına süreç yaklaşımı adı verilebilir.

Bu tanıma örnek olarak Sözleşme Yönetimi sürecinin çıktıları (Fizibilite çalışması vb, teklif şartları ,müşteri istekleri vb) Tasarım sürecine girdi oluştururken Tasarım sürecinin çıktıları (Örnek teknik resimler , teknik şartnameler vb) İmalat Prosesi tasarımı veya Üretime Girdi oluşturabilir.

Görüldüğü üzere kuruluÅŸ içinde tüm süreçler birbiri ile iliÅŸki halindedir. Bu iliÅŸki ve süreç yönetiminin kalite yönetim sistemi tanımlanması  genel gereklilikler maddesinde tanımlanmıştır.

4.1 GENEL GEREKLER (ISO 9001:2000)
KURULUÅž
A. Kalite yönetim sistemi için ihtiyaç duyulan süreçleri ve bunların kuruluş içindeki uygulamalarını tanımlayacaktır (bakınız 1.2),
B. Süreçlerin sırasını ve etkileşimini belirleyecektir,
C. Bu süreçlerin hem işletimlerinin hem kontrollerinin etkin olmalarını sağlamak için gereken kriterleri ve metotları belirleyecektir,
D. Bu süreçlerin işletimi ve izlenmesini desteklemek için gerekli olan kaynakların ve bilgilerin varlığını sağlayacak,
E. Bu süreçleri izleyecek, ölçecek ve analiz edecektir, ve
F. Planlanmış sonuçları ve bu süreçlerin süreksel iyileşmesini başarmak için gerekli olan önlemleri uygulayacaktır.

ISO 9001:2000 Kalite Yönetim Standardı içinde süreç yaklaşımı bu ÅŸekilde tanımlanmasına raÄŸmen denetim tekniÄŸi uygulanırken süreç yaklaşımına göre denetim gerçekleÅŸtirilmesinde denetçiler açısından zorluklar oluÅŸmaktadır bu nedenle ISO 9001:2000 standardına göre denetimden geçmiÅŸ  bazı sistemler süreç yaklaşımına göre etkin kurulmamış durumdadır.

Fakat 16949:2002 Teknik Şartnamesine bağlı olacak şekilde IATF Kurallar kitapçığı 3. Baskı madde 5.8 içinde proses yaklaşımına göre denetim zorunluluğu getirmiştir.

a-) Kuruluşun müşteri üzerine etkisi olabilecek süreçlere odaklanacak şekilde süreçlerinin sırası ve etkileşimi , ölçümleri tanımlanmış performansları ,
b) Süreçlerin hedeflerinin sorgulanması , hedeflere ulaşılamaması durumunda müşteri üzerindeki etkilerinin deÄŸerlendirilmesi  konularına öncelik verilecektir.
Ä°lgili maddeler denetçilerin süreç yaklaşımına göre denetim mecburiyetini , kuruluÅŸun süreçlere ait  Performans göstergelerine ve  hedeflerin karşılanma derecesine  odaklanması  gerektiÄŸini belirtmiÅŸtir.

SÜREÇ YAKLAŞIMINA GÖRE KALİTE YÖNETİM SİSTEMİNİN KURULUMU

1- Süreçlerin Belirlenmesi: KuruluÅŸların öncelikle süreçlerinin belirlemesi gerekmektedir. Genellikle süreçler üç baÅŸlık altında tanımlanabilir. 

a-) MÜŞTERÄ°  ODAKLI  SÃœREÇLER (PROSESLER): Müşterinin direk veya Endirekt olarak içinde bulunduÄŸu süreçlerdir. Örnek : Pazarlama Ä°hale Yönetimi ; Ãœrün/ Ãœretim Prosesi Tasarımı; Ãœrün GerçekleÅŸtirme; Teslimat; Ödeme; Satış Sonu Hizmetler (Servis) vb.
b) YÖNETSEL SÜREÇLER: Yönetimin karar alması ve yönetimi etkin bir şeklide yürütmesi için gerekli süreçlerdir. Örnekler: Yönetim Sorumluluğu; Kalite Yönetim Sistemi; İş Planlama; İş Geliştirme vb.

c) DESTEK SÃœREÇLERÄ°: Müşteri odaklı süreçlerin etkin olarak yürütülmesi için gerekli proseslerdir. ÖRNEK:  EÄŸitim/Ä°nsan Kaynakları; BiliÅŸim Yönetimi; Bakım; Satınalma; Lojistik; Tedarikçi Yönetimi; Tesis Yönetimi; Kalite Kontrol vb. 

2- Süreçlerin Sırası ve EtkileÅŸiminin Belirlenmesi: BelirlenmiÅŸ olan süreçlerin birbiri ile etkileÅŸimi genellikle süreç etkileÅŸim diyagramları ile tanımlanmaktadır. Ayrıca bilgisayar üzerinde web yapısında tanımlanmış sistemler de bulunmaktadır. 

Süreç EtkileÅŸimleri belirlenirken tavsiye edilebilecek yöntem süreç ile ilgili  etkileÅŸimin müşteriden baÅŸlayarak müşteriye sunulacak ÅŸekilde olması ÅŸeklinedir. 

3- Süreçlerin Tanımlanması: Belirlenen her süreç tanımlanmalıdır. Tanımlama akış diyagramları ile olabileceği gibi aşağıdaki bilgileri de tanımlaması gerekmektedir.

Süreçler Kurulurken Tanımlanması Gereken Bilgiler

A) PROSESİN SAHİBİ KİM (KİMİNLE): Prosesin Yönetimini sağlayan gerekli yetki ve sorumluluğa sahip kişi veya bölüm,

B) GİRDİLER: Prosesin yürütülmesi için gereken unsurlardır.Örnek, malzeme , kriterler, dokümanlar, standartlar, kayıtlar olabilir. (Girdiler Etkileşim İçindeki diğer bir prosesin çıktısı olabilir.).

C) ÇIKTILAR: Prosesin sonucu ve amacıdır. (Nihai Müşteri isteÄŸi veya  DiÄŸer bir prosese girdi saÄŸlayabilir (İç Müşteri)

D) NE İLE: Prosesin yürütülmesi için gerekli altyapı veya çalışma ortamıdır. (Teçhizat, Yazılım, gerekli tesis vb.)

E) KİM İLE: Prosesin Yürütülmesi için gerekli niteliğin tanımlanmasıdır. (Ör insan, tedarikçi veya müşterinin kendisidir)

F) NASIL: Prosesin yürütülmesi için gerekli metotlar, prosedürler, talimatlar, standartlar, şartnameler ve diğer bilgidir.
 
G) NE KADAR: Prosesin EtkinliÄŸinin ölçümü ne ÅŸekilde saÄŸlanmaktadır. DiÄŸer bir deÄŸiÅŸle amaçlara ne kadar ulaşıldığının ölçümüdür. 

4- Süreçlerin Etkinliğinin ve Verimliliğinin belirlenmesi için gerekli hedeflerin ve performansların belirlenmesi: Süreçlerin performansının izlenmesi ISO TS 16949.2002 Teknik şartnamesi içinde aşağıdaki maddelerde tanımlanmıştır.

5.1.1  SÃœREÇ ETKÄ°LÄ°LİĞİ (ISO TS 16949.2002)

Ãœst yönetim verimliliÄŸini  ve etkinliÄŸini  temin etmek üzere  ürün gerçekleÅŸtirme süreçlerini, ve destek süreçlerini gözden geçirecektir.

8.2.3  PROSESLERÄ°N  Ä°ZLENMESÄ° VE ÖLÇÜMÃœ

KuruluÅŸ izleme için ve, uygulanabilir olan yerlerde, kalite yönetim sistemi süreçlerinin ölçülmesi için uygun metotlar uygulayacaktır. bu metotlar süreçlerin planlanmış sonuçları baÅŸarma becerisini gösterecektir. planlanmış sonuçlar baÅŸarılmadıklarında, ürünün uygunluÄŸunu saÄŸlamak üzere, gereken ÅŸekilde, düzeltmeler ve düzeltici  faaliyetler gerçekleÅŸtirilecektir.

Her bir prosesin etkinlik ve verimliliÄŸinin izlenebilmesi için gerekli parametreleri belirlenmelidir. Parametreler ölçülebilir olmalıdır . KuruluÅŸ Hedefleri ile iliÅŸkilendirilebilir olmalı ve KuruluÅŸun vizyon, misyon ve amaçlarına uygun olmalıdır. 

Etkinlik  (Effectiveness): Planlanan faaliyetlerin gerçekleÅŸeme durumu; Müşteri Åžartlarının ne derece karşılandığı konusuna odaklanır. (Örnek: Teslimat performansı, müşteri iade oranları PPM  vb.)

Verimlilik (Efficiency): Çıktıların girdileri karşılama derecesidir . KuruluÅŸun kaynakları ne derece etkin kullandığına odaklanır  (Örnek: Ä°lk Seferde doÄŸru, orijinal ekipman verimliliÄŸi OEE vb.)
 
Süreç  Parametreleri Tanımlanırken
• Parametrenin Tanımı (Parametrenin adı)
• Hesaplama Yöntemi
• Veri Kaynağı  (Ä°lgili Program yazılım, Form vb.)
• Hesaplama Periyodu (Yıllık, Aylık, Günlük vb)
• Hesaplamaktan Sorumlu Bölüm

Dikkatte Alınmalıdır.

SONUÇ:

KuruluÅŸların ISO TS 16949:2002  uygulamalarında üst yönetim süreçlerin etkinliÄŸini ve verimliliÄŸini deÄŸerlendirme ve amaçları baÅŸarma veya baÅŸaramama durumunda gerekli reaksiyonu alması sorumluluÄŸunu vermektedir. Bu ise süreçlerin iyileÅŸtirilmesi ve dolayısı ile müşteri memnuniyetinin arttırılmasını hedeflemektedir.