Otomotiv yan sanayi olarak faaliyet gösteren firmalar için topyekûn bir teyakkuz durumu olan OEM denetlemeleri ile ilgili bu ayki sayımızda OEM denetlemeleri öncesi yapılması gereken hazırlıklar ve denetleme esnasında karşılaşılacak durumları açıklamaya çalışacağım. 

Hepimizin bildiği gibi, firmanın sistemlerinin denetlendiği, akredite bağımsız kuruluşların gerçekleştirdiği ISO 9001, TS 16949, OHSAS 18001 ve ISO 14001 gibi denetlemelerin haricinde bunlarla paralel mantıkta fakat daha çok müşterinin kendi özel isteklerini sorguladığı, bazen genel firma bazında bazen ise sadece bir ürüne veya bir hataya karşı yapılan müşteri denetlemeleri bulunmaktadır.
  
Her OEMde farklı terminoloji kullanılsa da OEM denetlemelerini dörde ayırabiliriz.

1-Tedarikçi Durum Belirleme, Tedarikçi Seçim Denetlemeleri;

Bu denetleme genel olarak OEMin kendisiyle çalışma potansiyeli gördüğü tedarikçilere uyguladığı auditlerdir. Bu denetlemede OEM firmayı ziyaret ederek, firmanın durumunu tespit ederek, kendi özel isteklerine cevap verebilecek durumda olup olmadığına ikna olmayı amaçlar.

Bu değerlendirme OEMe ürün ve proses geliştirme adımlarının, prosesin, tedarikçinin ve alt tedarikçilerin kalite durumunu üretimin her bir adımında müşterinin isteklerini ve tatminini sağlayıp sağlayamayacağını tespit etmesine yarar. Genel olarak var olan tüm sistem denetlenmeye çalışılır.
 
Bu yüzden bu denetleme sırasında;
• Yönetim,
• Üretim Kontrol,
• Kalite Güvence,
• Kalite Kontrol,
• Yeni Geliştirme,
• Sevkiyat, Lojistik,
• Personel,
• Alt Tedarikçi,

Konu başlıkları açılır ve firmanın bu konulardaki sistemleri, uygulamaları, hatalar karşısında aldıkları iyileştirme aksiyonları ve bunların etkinlikleri denetlenir. Her OEM için spesifik puanlama metotlarına karşın bu denetleme sonucu hep üç ihtimallidir;

1- Kabul / Bazı minör eksiklerle kabul
2- İyileştirme planı gerekli
3- Ret

2-Ürün Denetlemesi, Proses Denetlemesi, Teknik (Tasarım, Geliştirme) Denetlemeler;

Prosesteki değişiklikler ve düşük proses kapabilitesi ürün kalitesini direk etkilemekte ve sonuç olarak müşteride tatminsizlik yaratmaktadır. Bu yüzden OEM için proses iyi denetlenmesi, analiz edilmesi ve potansiyel hatalar için sürekli iyileştirme çalışmalarının tamamlanması önemli bir konudur. Bu başlıktaki denetlemeleri bu bağlamda değerlendirmeliyiz.
 
Ürüne özel denetlemelerde; ürünün resim, şartname, test ve daha önce belirlenmiş diğer kalite noktalarında ürünün gereklilikleri sağlaması, eğer bazı sapmalar oluşmuşsa bu sapmaları gidermek için geçici ve kalıcı düzeltici faaliyetlerin başlatılması incelenmektedir.

OEM için bu denetleme esnasında önemli karakteristikler;
• Sapmalar,
• Geçmiş Problemler,
• Ölçüm Sonuçları,
• Malzeme,
• Fonksiyon,
• Görünüm,
• Tanımlama‘dır.

Ürün ve Proses denetlemeleri,
• Yeni Ürünlerde,
• Yeni Proses / Yeni Üretim Bölgesi,
• Kapasite Artışlarında,
• Yeni Teknoloji, Ekipman Yatırımlarında
• Kalite Problemleri ile karşılaşılınca OEM tarafından yapılmaktadır.

Değerlendirme sonucu, kalite problemi için yapılan denetlemeler hariç yine üç ihtimallidir. Kalite problemlerinde ise doğal olarak problemin çözüldüğünden ve bir daha tekrarlamayacağından emin olunmadan denetleme süreci bitmeyecektir.

Ürün ve proses denetlemeleri ürün özelinde şu konu başlıklarında incelenmektedir.
• Planlama,
• Kalite Güvence,
• Makine Ekipman,
• Sevkiyat, Lojistik,
• Alt Tedarikçi,
• Personel,

Teknik Auditler ise tasarım ve geliştirme yeteneği bulunan firmalar için, tasarım-geliştirme süreçlerini, software, test ve ölçüm ekipmanlarını vs… incelemek için teknik departmanlar tarafından yapılan denetlemelerdir. 
 
3-Yeni Geliştirme Sürecindeki Denetlemeler,

Yeni projelerinde OEMler nomine edip, satınalma anlaşmalarını yaptıkları tedarikçilere kendi yeni geliştirme sistemlerine göre belli aralıklarla ziyaretler düzenlerler. Bunlar, amaçları, içerikleri ve sonuçları sistematize edilmiş genelde birden fazla sayıda denetlemedir.
 
Bu denetlemelerin takvimi ve içeriği önceden bellidir. Puanlama metodu her OEMe göre değişse de sonuçları adım adım OEMde Yeni den sorumlu üst yönetim tarafından takip edilmektedir. Aksi giden durumlarda yeni i geciktirmemek için sonuçlarına göre acil kararların alınıp uygulamaya konabildiği bir süreçtir.   

Genel olarak;
• Planlama ve Hazırlık Kontrolü,
  Planlama
  Geçmiş Problemler ve Etkileri
  Tasarım Değişikliği ve Resim Gözden Geçirme
  Kalıp, Ekipman, Kontrol Fikstürü vs… Yatırımlar
  Proses Olgunlaştırma

• İlerlemenin Kontrolü,
  Planlama Güncelleme,
  Kalıp, Ekipman, Kontrol Fikstürü vs… Yatırımların ilerlemesi
  Geçmiş Problemler ve Etkileri,
  İlk Numune Değerlendirmesi,
  Alt Tedarikçi Kontrol,

• Ürün ve Proses Kalitesi Konfirmasyonu
  Planlama Güncelleme,
  Kalıp, Ekipman, Kontrol Fikstürü vs… Onayları,
  Üretim Hazırlıkları,
  Proses ve Kalite Olgunlaştırma,
  Numune Değerlendirmeleri,
  Lojistik
  Dokümantasyon ve Ön Proses Denetlemesi konularını kapsar.

4-Seri Üretime Hazırlık (Run@Rate, 2 Günlük Üretim) Denetlemeleri

Seri üretime hazırlık denetlemeleri adından da anlaşılacağı üzere, tüm geliştirme, olgunlaştırma süreçleri tamamlandıktan sonra ürünün seri üretime hazır olup olmadığının konfirmasyonu için önceden belirlenen tarihte gerçekleştirilen önemli bir denetlemedir. 

Bu denetlemede amaç, OEM ön serisinden önce ürünün dolayısıyla tedarikçinin kalite ve kapasite olarak tüm beklentileri karşıladığından emin olmak ve ürünün istenilen kalitede, istenilen zamanda ve sayıda montaj hattına sevkedileceğini garanti altına almaktır. 

Bu denetlemede ürünün ve prosesin niteliğine göre önceden belirlenmiş miktarda örneğin, 1 saatlik veya 200 adetlik üretim yapılır. Üretimde seri şartlar esastır. Malzeme, proses, ekipmanlar, lay-out, operatör, sevkiyat kasaları vs… her şey seri şartlara uygun olmalıdır. Malzeme ve ürünle ilgili tüm dayanıklılık ve homologasyon testleri tamamlanmış olmalıdır. Bu üretim sonunda üretilen 200 parça sipariş verildiği anda OEMe sevkedilebilmelidir.

Bu denetlemelerde seri şartların sağlanmış olmasıyla beraber bilinmesi gereken önemli birkaç nokta daha vardır.

İlk olarak kontrol planları hazır olmalıdır. Proses adımlarında kontrol edilmesi gereken kalite ve prosesle ilgili kritik karakteristikler belli olmalıdır. Denetçi her proses sonunda kontrol planına göre ürün kontrollerinin yapılmasını ve sonucu değerlendirecektir. 

İkinci konu istatistiksel analizlerdir (Ppk/Cpk). Seri şartlarda üretilen parçaların kapabiliteleri hesaplanacak ve 1,67 yi geçmesi beklenecektir.

Diğer bir konu da kapasite kontrolüdür. Kapasite hesaplaması hem ürün fiyatının bağlanması hem de olası kapasite artışlarının sağlanması açısından önemli bir göstergedir. Birçok denetçi öngörülen 1 saatlik üretim sonunda takt-time hesaplamasını yapıp, proje başlangıcındaki değerlerle karşılaştırma yapmaktadır.

Diğer kontrol edilecek konuları özetlersek;
• Kalite Planlaması,
• FMEA, Geçmiş Problemler,
• Alt Tedarik Parçaları,
• Giriş Kontrol ve Depolama,
• Kalıp, Ekipman vs… Bakımı
• Personel,
• Kalite Güvence,
• Ölçüm ve Test Ekipmanları, Yetenekleri,
• Dokümantasyon,
• Üretim Başlangıç Onay Prosedürleri
• Sürekli İyileştirme, Düzeltici Faaliyetler
• İç Auditler sıralanabilir.

Yukarıda denetlemeler arasındaki içeriklerini ve farklarını özetlemeye çalıştık. Hepsinin birbiriyle farklı yönleri olsa da dördünün de ortak özelliği müşterinin denetleme amacıyla firmanıza ziyarete gelecek olmasıdır. Bu bağlamda denetleme öncesi ve sırasında yapılması gerekenlere dair hazırlıklar bulunmaktadır.

Öncelikle ziyarete gelecek kişi veya kişiler büyük olasılıkla ziyaret zamanını, kapsamını, katılacak kişileri ve ajandayı daha önceden bildireceklerdir. Eğer bu bildiri size yapılmazsa özellikle ajandayı sizin oluşturmanızda fayda vardır. Denetleme de bir çeşit toplantıdır ve toplantının verimliliği adına katılacak kişilerin izlenecek yol hakkında bilgilendirilmesi önemlidir.
 
Hazırladığınız ajandayı önceden katılacaklara gönderip, teyit almakta fayda vardır. Ayrıca toplantı başlangıcında açılışı bu ajanda ile yapıp küçük bir hatırlatma bir şekilde son dakikada dahil olan kişiler için faydalı olacaktır.

Toplantıya başlamadan katılımcıların bir cümle ile kendilerini tanıtmaları bir veya iki günü beraber geçirecek insanların sağlıklı iletişimi açısından önemlidir. Yine sözü denetçilere bırakmadan (tabi ki ajanda dahilinde) firmanın kısa bir tanıtımı (5-10 dakikalık bir sunum idealdir) yapılmalıdır. Bu sayede firmanıza ilk kez gelen ziyaretçileriniz firmanız hakkında belli başlı bilgileri daha başlangıçta elde edeceklerdir.
 
Benim şahsi fikrim katılımcı sayısı konusunda bir sınırlama yapmamaktır. Özellikle her bir başlıkla ilgili uzman kişinin orada bulunması gelen sorulara doğru ve çabuk cevap alma açısından önemlidir fakat tedarikçi kısmında toplantıyı yöneten, denetçilerle muhatap olan sadece bir kişi belirlenmeli ve bu kişi gerektiğinde diğer kişilerden yardım almalıdır. Yoksa herkes kendi bildiğini söylemekte, genelde bir veya iki kişi olan denetçiler bilgi ardımanına maruz kalmakta, beklenen cevaba ulaşmak gecikmektedir.

Tabiki ideali bir veya iki kişinin tüm denetlemeyi yürütmesidir. Bir Japon tedarikçiye yaptığımız ziyarette Satış Müdürünün tek başına tüm denetlemeyi tamamlaması, üretim alanında kalıplarla ilgili detay teknik sorulara bile cevap verebilmesi, müşteri olarak firmaya karşı güven kazanmamıza yeterli olmuştur.

Özellikle içeriği bilinen, soru kitapçığı belli olan denetlemelerde yapılması gereken tüm sorularla ilgili gösterilecek kanıt dokümanların bir klasör halinde toplantıya getirilmesidir. Bu çok kolay bir hazırlık olmasına rağmen nedense pek uygulanmaz. Bir soruyla ilgili delil doküman bir departmandan beklenir de beklenir, bir türlü gelmez. Bu hazırlanacak klasör sayesinde hiçbir bekleme, hiçbir departman ziyareti olmadan denetlemenin masa başı kısmının başlanılan yerde bittiği durumlar yaşanmıştır.
 
Üretim alanı ve çalışanlarla ilgili, iş güvenliği ve emniyet ekipmanları, 5S gibi konularda eksiklikler önceden belirlenip, tamamlanmalıdır.

Müşteri denetimlerinin amacı firmaların hem yönetim hem de kalite anlamında iyileştirilmesine yardımcı olmaktır. Olaya bu şekilde bakıp, hazırlıklarımızı ve sonraki aksiyonlarımızı bu mantıkla değerlendirirsek tüm bu çalışmalar boşa gitmemiş olur. Denetimleri bir öğrenme sürecine dönüştürüp, gelen denetçilerin işleyişle ilgili saptamaları ve önerileri dikkate almakta fayda bulunmaktadır.

Başarılı denetimler geçirmenizi dilerim.