Çalıştığım şirketlerde, verdiğim eğitimlerde, bulunduğum seminerlerde ve sizlerden gelen sorularda en çok değinilen noktalardan bir tanesi de şirket içi çalışanlar arası iletişim ve ilişkiler. İnsanların olduğu her yerde resmi ve resmi olmayan grupların varlığı kaçınılmazdır. Resmi gruplar dediğimizde şirket içinde yönetim tarafından oluşturulan bölümleri, proje gruplarını ve takımları düşünebiliriz. Resmi olmayan gruplar ise birlikte olmaktan hoşlanan insanların kendi istekleri ile bir araya gelerek ortak faaliyetlerde bulunmaları şeklinde ifade edilebilir.

Örnekleyecek olursak, yemekte bir araya gelen iş arkadaşları, iş çıkışı halı sahada maç yapan çalışanlar düşünülebilir. Çalıştığımız işyerlerinde birey-birey ilişkileri, birey-grup ilişkileri ve grup-grup ilişkileri resmi ve resmi olmayan biçimlerde sürekli yaşanmaktadır. Doğal olarak bu ilişkilerin birey üzerinde pozitif ve negatif yansımaları da olacaktır. Bu yazıda iş yerindeki iletişim ve ilişkiler üzerine bazı sorulara cevap vermeye çalışacağım.

Yönetici kendisi ile aynı seviyede bir yönetici ile nasıl bir iletişim ve ilişki kurmalıdır?

Geçen ayki yazımızda güç ve otorite konusunu işlemiştik. Gücünü sadece otoritesinden alan yöneticilerin istedikleri başarı düzeylerini yakalamada başarılı olamayacaklarından bahsettik. Konu hakkında daha fazla bilgi almak isteyenlerin bu yazıma göz atmalarında fayda var. Kendi seviyenizde bir çalışan ve yönetici ile olan ilişkilerinizde aynı amaca hizmet ettiğinizi ve aynı gemide yol aldığınızı unutmamak gerekiyor. Fonksiyonel yapıya sahip organizasyonlarda sık karşımıza çıkan durumlardan bir tanesi de her bölümün hatta aynı bölüm içerisinde her çalışanın kendi hedeflerine aşırı odaklanması sorunudur. Şirketinin tümünün menfaati bazen bölümün menfaatinden sonra gelmektedir. Aynı seviyede çalışanların kazan-kazan türü ilişkileri geliştirmeleri; iş birliği ve koordinasyon içerisinde hareket edip karşı tarafın fikirlerine, değerlerine ve algılamalarına saygı göstermeleri gerekmektedir.

İşletmelerdeki dedikodu ve rivayetler önlenebilir mi?

Resmi olmayan (informal) grupları organizasyonlar içinde önlemek mümkün olmadığı gibi informal iletişimi de önlemek mümkün değildir. İletişim aşağıdan yukarı, yukardan aşağı ve çapraz biçimde olabilir. Kademe ve ünvana bağlı değildir. Şirket içerisinde güvensizlik ve gelecek endişesi yaratan durumlar, belirsizlikler, organizasyondaki büyük değişimler, resmi iletişim kaynaklarının yetersizliği, çalışanların kişisel özellikleri, söylenenlerle yapılanların birbirinden farklı olması gibi nedenlerle dedikodu ve rivayetleri ortaya çıkmaktadır. İnformal iletişimi engellemek mümkün değildir. Ancak şirkete fayda sağlayacak şekilde kullanmak mümkündür. İnformal iletişimin sorun çözme, çatışmaları çözümleme, bilgi paylaşma ve koordinasyon sağlama gibi pozitif yönde kullanılması şirkete fayda sağlayacaktır.

İletişim teknolojisindeki gelişmeler şirket içi ilişkileri nasıl etkilemektedir?

Teknolojideki gelişmelerin pozitif katkıları yanında aynı ilaçlarda olduğu gibi bir takım yan etkileri olabileceğinin de farkında olmamız gerekiyor. Hala en etkili iletişim yönteminin yüz yüze iletişim olduğunu düşünen çok sayıda profesyonel var. Sadece sözlü veya yazılı anlatımda verilmek istenen mesajın tamamının alıcıya iletilemeyeceği ve bunun görsellikle (beden dili gibi) tamamlanması gerektiğine inanıyorlar. Mümkün olduğu kadar yakın çevredeki iş arkadaşlarımız, çalışanlarımız ve üstlerimizle yüz yüze iletişimi tercih etmeliyiz. Ancak teknolojinin bize sunduğu imkanlardan da faydalanmalıyız. Elektronik ve mobil haberleşme, iletişimin zaman ve mekan farkını ortadan kaldıran imkanları ile ilişki ağlarımızı genişletme fırsatı vermektedir. Bu tip araçları da daha ziyade uzak lokasyonlar ve mesajın birden çok alıcıya gönderilmesinde zamandan tasarruf için tercih etmeliyiz.

Yönetici organizasyonda gayrı resmi iletişimi ne sıklıkla kullanmalıdır?

Yöneticiler işletme içinde her türlü iletişim kanallarını geliştirmek zorundadırlar. Yazılı ve sözlü iletişimlere ek olarak ilan tahtaları, elektronik mesaj panoları, örgüt içi bültenler, kapalı devre yayınlar, toplantılar, tavsiye ve şikayet kutuları gibi iletişim araçlarından faydalanmaları iletişimin etkinliğini arttıracaktır. Her ne kadar formal iletişim kanalları geliştirilse de gayrı resmi (informal) iletişim kanalları da varlığını sürderecektir. Yöneticiler farkında olarak veya olmayarak informal iletişim kanallarını kullanabilirler. Ayaküstü çay veya sigara içerken yapılan konuşmalardan, şirket içinde dolaşırken karşılaşmalara kadar birçok noktada informal iletişim kanalları çalışmaktadır. Yine rekabet yaratmak, çatışmaları çözümlemek, vs gibi nedenlerle de yöneticilerin informal kanalları sıklıkla kulandığı gözlenmektedir.

Yöneticiler 2-3 kademe aşağı atlayarak personele emir veya direktif vermeli midir?

İş hayatında sık karşılaştığımız durumlardan bir tanesidir. Daha da kötüsü patronun sizin çalışanlarınıza doğrudan talimat vermesidir. Şirket içinde her türlü iletişimin desteklenmesi gerekir. Aşağıdan yukarı, yukarıdan aşağı veya çapraz yönde iletişim kurulabilir. Ancak çalışanlar genelde tek kaynaktan talimat almayı tercih ederler. Literatürde bu durum unity of command olarak anlatılmaktadır. Aksi takdirde birden çok yönetici ya da patronun farklı direktifler verdikleri durumlarda çalışanların kafası karışacak ya da bir kısmını yapmayacaklar ya da eksik veya yanlış yapacaklardır. Matriks tipi organizasyon yapılarında başarısızlığın ana nedenlerinden bir tanesi olarak gösterilmektedir. Öte yandan iletişim sırasında alıcıların mesajları algılarken bir takım filitreler kullandığını biliyoruz. Kulaktan kulağa oyununda olduğu gibi söylenilen ve anlaşılan kademe sayısı arttıkça farklılaşacaktır. Yöneticiler bunu engellemek veya kolaylarına geldiği için kademeleri atlayarak ilgili personele direktif vermeyi zaman zaman tercih edebilirler. Böylesi durumlarda çalışanın yöneticilerinin de aynı talimatlardan haberdar edilmesi daha doğru sonuçların alınmasını sağlayacaktır.

Toplantılarda aynı fikirde olmadığınız takdirde bu durumu nasıl ifade etmeli?

Toplantılarda zaman zaman meslektaşlarınızla ya da yöneticilerinizle fikir ayrılıklarına düşebilirsiniz. Bu durumda yapmanız gereken şey farklı düşüncenizi gerekçeleri ile net olarak ortaya koymaktır. Toplantıların amacı farklı görüşlerin alınarak konu hakkında doğru kararın verilmesini sağlamaktır. Aksi takdirde groupthinking dediğimiz olay karşımıza çıkacaktır. Gruptaki kişiler hep aynı görüşü paylaştığı durumlarda konu ya da sorun tam olarak irdelenmeden karar verilmiş olacaktır. Böylesi durumlarda iki yöntem izleyebilirsiniz. İlkinde itiraz ettiğiniz noktayı açıklar ve gerekçelerinizi sayarsınız. Ya da ilk önce gerekçelerinizi sıralar ve bu sebeple farklı düşündüğünüzü dile getirebilirsiniz. Dikkat edilecek bir husus da fikirlerin tartışılması gerekliliğidir. Hiç bir zaman kişileri ve fikirleri eleştirmeyiniz. Tüm katılımcıların fikirlerini açıkça dile getirmelerine müsade edilmelidir.

Hızlı iş ortamında her şeyi yazılı olarak vermek mümkün olmayabilir. Ancak ileride sorun çıkmaması için ne yapmak gerekir?

Bürokrasiden çok sayıda çalışan ÅŸikayetçidir. Ancak belli büyüklüklerin ötesine geçmiÅŸ ÅŸirketlerde bürokratik kurallar olmadan çalışma hayatını devam ettirmek mümkün olmamaktadır. Hızın herÅŸeyin önüne geçtiÄŸi çağımızda zaman zaman yöneticilerimiz bizlerden birÅŸeyleri sözlü olarak isteyebilirler. Ancak Söz uçar yazı kalır! deyiÅŸinde olduÄŸu gibi astlar da kendilerini güvene almak için ellerinde yazılı talimat olmasını tercih ederler. Böylesi durumlarda hızlı hareket etmek ÅŸirket için önem arz edebilir. Yöneticinizin direktifini yapmadan, kendinizden istenenin ne olduÄŸunu tam olarak anladığınızı göstermek için yöneticinize geri besleme yapmanızda fayda var. Bunu ÅŸu ÅŸekilde yapmamı istiyorsunuz deÄŸil mi? gibi cümlelerle teyit etmeniz faydalı olacaktır. Sizden istenileni yerine getirdikten sonra yazılı bir mesajla size verilen talimatın istenildiÄŸi ÅŸekilde yapıldığını bildirdiÄŸiniz takdirde ileride sorun çıkmasını engellemiÅŸ olursunuz. 

Yöneticiler daima net, açık ve kesin mi konuşmalıdır?

Yöneticilerin gizlilik içermeyen tüm bilgileri çalışanlarla paylaşması, kendisine olan güveni artıracağı gibi şirketin ya da bölümün bir bütün olarak aynı amaçlar doğrultusunda hareket etmesi imkanını da sağlayacaktır. Ancak yönetici tam olarak bilmediği ya da ne olacağını bilemediği durumlarda motive etmek adına da olsa kesin konuşması doğru olmayacaktır. Ayrıca yöneticinin bilmediğini ifade etmesi ya da yanlışını kabul etmesi de yine çalışanları nezdinde kendisine puan kazandıracaktır. Söylediği ile yaptığı arasında uyum olan yöneticiler inandırıcılıklarını artırabileceklerdir.

Organizasyonlarda iletişimin iyileştirilmesi için neler yapılmalıdır?

Organizasyonlarda iletişimin iyileştirilmesi için kullanılan tekniklerden bazıları şunlardır:

İletişimde alıcıdan geribesleme istemek konunun tam olarak anlaşıldığını gösterecek ve sonucun izlenmesini sağlayacaktır.
 
Çalışanlar günümüzde mesaj sağnağı altında görev yapmaktadır. Mesajların doğru kişilere gönderilmesi haber akışı yönetimi ile sağlanmalıdır. İlgisiz mesajlarla kişiler meşgul edilmemelidir.
 
Empati kurmak, olaylara başkaları açısından bakabilme yeteneğidir. Mesajınızı formüle ederken alıcının nasıl algılayabileceğini düşünmek mesajın alıcı tarafından daha az filtre edilmesini sağlayacaktır. Yanlış ve farklı algılamalar azaltılabilecektir.
 
Ayrıca iletişimde mesajın tekrarı iletişimin başarısına olumlu yönde katkı sağlayacaktır.
 
Yine kullanılan dilin sadeleştirilmesi ve iletişim kanallarının artırılması iletişim sürecinin etkinliğini artıracaktır.
 
İletişim teknolojisi ve bilgisayar kullanımının artırılması da şirketlerde iletişim iyileştirilmesi konusunda fayda sağlamaktadır.

Son söz

Bireyselliğinizi koruyarak grup menfaatleri doğrultusunda ilişkilerinizi yönetebilmeniz en doğru yöntem gibi görünüyor. Şairinde dediği gibi

Yaşamak bir ağaç gibi tek ve hür ve bir orman gibi kardeşçesine...
 
Sizlerden de iş hayatına yönelik sorularınızı bekliyorum. E-mail adresim aracılığıyla bana ulaşabilirsiniz. Eğitimlerime katılmak isteyenler de web sitemden veya www.suyem.com adresinden takip edebilirler. Herkese iş kolay gele!