Sevgili Okurlar, bu sayıda sizlere ERP Yazılım Paketi Seçim Süreci hakkında bilgi vermeye çalışacağım.
İşletmelerde ERP tatmini birçok faktöre bağlı olarak değişiklik göstermektedir. Bu faktörlerin en önemlilerinden birisi, ERP yazılım paketi seçimidir. Bu süreçte gerçekleştirilen her bir faaliyet, proje tamamlandıktan sonra işletmelerin ERP sistemi
kullanımından alacakları verim ve dolayısıyla ERP kullanımından duyacakları memnuniyet seviyesini etkileyecektir.
Organizasyonlardaki yazılım paketi seçim projeleri birbirinden farklı ve her projenin kendine özgü olmasına rağmen, tüm yazılım paketi seçim projelerinde genel adımlar bulunmaktadır. Kontio vd. (1995) bu adımları,
- Seçim sürecinde oluşturulan proje takımının görevlerinin açık bir şekilde tanımlanması,
- Değerlendirme kriterlerinin hiyerarşik ve detaylı tanımının yapılması,
- Yazılım alternatiflerin değerlendirme kriterleri baz alınarak birbiriyle karşılaştırılması,
- Değerlendirme sonuçlarının analizi ve özetinde uygun karar verme metotlarının kullanılarak son seçim kararının verilmesi şeklinde tanımlamaktadır (Şen, 2007).
Amerika’da faaliyet gösteren ve Fortune 500 firmalarına, orta düzey pazarda yer alan firmalara ve büyümekte olan firmalara bilgi sistemleri danışmanlık ve eğitim hizmetleri sunan bir danışmanlık firması tarafından sunulan iş odaklı yazılım seçim
metodolojisinin aşamaları aşağıda özetlenmektedir (Mason, 2000):
Aşama 1 - Projenin başlatılması: Projenin başlatılması safhası aşağıdaki adımlardan oluşmaktadır:
Proje hedef ve amaçlarının belirlenmesi: Bu adımda firma, içeriğinde aşağıdakilerin bulunduğu bir rapor hazırlamaktadır:
- Problemin tanımı,
- Proje sponsorunun ve yönetim kurulunun tanımı ve hedefleri,
- Proje amaçları,
- Proje takım üyeleri ve rolleri,
- Proje dışında tutulanlar,
- Önemli olasılıklar ve proje kısıtları.
Proje takımının oluşturulması: Kurumun en iyi başarı şansına sahip olması için, projeye her seviyeden katılımın sağlanması gerekmektedir. İdeal olarak bir proje aşağıdaki yapıya sahip olmalıdır:
- Proje sponsoru: Yönetim kurulundan bir veya iki personelin projeyi başlatması ve projenin amaçlarını başlangıçtan itibaren ortaya koyması gerekmektedir.
- Destekleyici yönetim kurulu: Projeden kazanç sağlayabilecek iki veya daha fazla üst düzey yöneticinin başlangıçtan itibaren projenin içinde olmaları gerekmektedir.
- Proje yöneticisi: Projeden sorumlu olan ve yönetim kuruluna proje gelişmelerini rapor eden bir proje yöneticisi gerekmektedir.
- Proje takımı: Proje amaçlarından etkilenen farklı
departmanlardan çalışanların proje takımı içinde bulunmaları gerekmektedir.
Başlangıç toplantısının yapılması: Proje amaç ve hedefleri belirlendikten ve proje takımı oluşturulduktan sonraki adım, projenin başlatılması için başlangıç toplantısının yapılmasıdır. Bu toplantının amacı, takım üyelerini proje hakkında eğitmektir.
Aşama 2 - İş süreçlerinin analizi: İş süreçlerinin analizi aşaması aşağıdaki adımlardan oluşmaktadır:
Mevcut süreçlerin anlaşılması: Bir organizasyonun işlerini nasıl yapması gerektiğini anlaması için, öncelikle mevcut süreçlerini anlaması çok önemlidir. İş süreçleri haritası boyunca takım; insanlar, teknoloji ve süreçler arasındaki etkileşimi tanımlayabilmektedir. İş
süreçleri analizi, mevcut iş süreçlerinin anlaşılmasını içermektedir. Bunun için proje takımı yönetim kurulu ile başlayarak, tüm ilgili kişilerle görüşmeler yapmalıdır. Görüşmenin şekli, görüşülecek kişilere göre aşağıdakiler dikkate alınarak düzenlenmelidir:
- Üst yönetim: Görüşmeler, stratejiler ve hedefler konusunda gerçekleştirilmelidir.
- Yönetim: Görüşmeler, projeyle ilgili konuların ve
problemlerin ne olduğunu saptamak, süreç akışları ve bu akıştaki kişilerin rollerini özetlemek yönünde düzenlenmelidir.
- Çalışanlar: Bir iş sürecinin haritasını çizerken en çok detayı sağladıkları için çalışanlarla yapılan görüşmeler çok önemlidir. Proje takımı, çalışanların kendi görevlerini tamamlamak için hangi sistemleri kullandığını ve manuel olarak gerçekleştirilen işleri saptamak zorundadır. Görüşme zamanlarının büyük bir yüzdesi çalışanlara ayrılmalıdır. Genellikle, operasyonel süreçler boyunca kontroller ve raporlar dağınık durumda olduğundan, bu süreçlerin anlaşılması güçtür. Bununla birlikte, süreçler objektif olarak analiz edilmeli ve gelişme için fırsatlar
hızlı bir şekilde tanımlanmalıdır.
İş amaçlarını destekleyecek en iyi uygulamaların belirlenmesi: Proje takımının en iyi uygulamaları belirlemesi, organizasyona süreçlerinin nasıl çalışmasını istediğini saptamasına izin vermektedir. En iyi uygulamalar, sektördeki lider firmaların süreçleri, araştırma raporları veya diğer sektörlerdeki başarılı firmaların uygulamaları baz alınarak belirlenebilmektedir. Eğer organizasyonun kaynak kısıtı yoksa, organizasyonun nasıl davranması gerektiğini göstermektedir (Mason, 2000).
İş süreçleri üzerinde boşluk analizinin yapılması: En iyi uygulamalar belirlendikten sonra proje takımı, görüşmelere geri dönerek, firma için olması gereken iş süreçlerini geliştirmektedir. Her firmanın kısıtları
olduğu için, en iyi uygulamaları gerçekleştireme-yebilmektedir. Bundan dolayı, en iyi uygulamaları belirledikten sonra proje takımı, organizasyon için en iyiyi tanımlayabilmek amaçlı bir boşluk analizi
çalışması yapmalıdır. Boşluk analizi, organizasyonun mevcut iş süreçlerindeki zayıf alanları tanımlayabilmektedir.
Bu zayıflıklar aşağıdaki faktörlerden kaynaklanabilmektedir:
- Süreçleri destekleyen teknolojinin yetersiz olması,
- Manuel süreçleri destekleyen kaynakların yetersiz olması,
- Mevcut sistemlerden kaynaklanan etkin olmayan süreçlerin var olması.
Boşluk analizinin çıktısı, gerekli süreç iyileştirmelerini özetleyen bir öneri raporu şeklinde olmaktadır.
İş süreçlerinin iyileştirilmesi: Proje takımı, boşluk analizi çıktılarına ve öneri raporunda yer alan kararlara dayanarak, olması gereken iş süreçlerinin haritasını geliştirmektedir.
Dünyanın en güç işi, bir şeyin nasıl yapılacağını bilirken, başka birinin nasıl yapamadığını ses çıkarmadan izlemektir. Juspe Kunde
Hiçbir zafere çiçekli yollardan gidilmez.
Gelecek sayımızda konuya Aşama 3 - İhtiyaçların tanımlanması ile devam edeceğiz.
www.ufukcebeci.com adlı web sayfamda işinize yarayacak bilgiler ve download’lar bulacaksınız.
cebeciu@itu.edu.tr e-postama mail atarak merak ettiğiniz her konuyu sorabilirsiniz. Hoşçakalın.
Yüksek Lisans Tezinde danışmanı olduğum Mesut Kılıç’a teşekkürler.
KAYNAKÇA:
Kontio, J., Chen, S., Limperos, K., Tesoriero, R., Caldiera, G. ve Deutsch, M., 2000. A COTS Selection Method and Experiences of Its Use,Twentieth Annual Software Engineering Workshop, 29-30 November
1995, Greenbelt, Maryland, USA, 189-215.
Mason, D., 2000. Software Selection: A Business-Based Methodology, Strategic Technology White Paper Series, BASE Consulting Group, USA.
Şen, C., 2007. Kurumsal Uygulama Yazılım Paketlerinin Seçiminde Kullanılan Yaklaşımların Karşılaştırmalı Analizi ile Bir Model Geliştirilmesi ve Uygulama Sonuçlarının Değerlendirilmesi. Yıldız Teknik Üniversitesi F.B.E., Doktora Tezi.
İlgili
Haberler
.gif)
