Dünya yakın tarihinin en büyük küresel ekonomik krizi ile karşı karşıya. Kriz o kadar belirsiz ki, krizin başında mıyız, ortasında mıyız, tepe noktasında mıyız belli değil. Bu belirsizlikte krizden henüz etkilenmemiş olan işletmeler ve tüketiciler bile krizin boyutlarını kestiremediklerinden dolayı en kötü senaryoyu dikkate alıp, stra-tejilerini ona göre belirleyip harekete (veya hareketsizliğe) geçiyorlar.
Kriz ortamında işletmelerin refleks olarak ilk kararları, giderlerini azaltmak oluyor. Bundan daha doğal bir karar olamaz. Ancak hangi giderlerin azaltılacağı konusunda farklı yaklaşımlar var. Genel olarak ekonomik krizde ilk vazgeçilecekler arasında bilişim yatırımları da vardır. Bunun sebebi bilişim süreçlerinin işletmelerin asli görevlerinden, kar etmeye yönelik süreçlerinden sayılmamasıdır. Bu yaklaşım geçmişte doğru kabul edilebilirdi ancak günümüzde bilişim teknolojisinden yararlanmayan beyaz yakalı bir çalışanın varlığını düşünmek bile zordur. Yönetim karar sistemleri günümüzde tamamen bilişim teknolojilerinin egemenliği altındadır.
Bilgi, işletmelerin damarlarına dolaşan kan, bilişim altyapısı bu kanın dolaştığı damarlar ve ERP sistemleri ise bu kanı pompalayan kalp gibidir. Bu sistemin çalışmamasının, aksamasının veya gelişimine ara vermesinin, kısa ve/veya uzun dönemde işletmenin asli görevini yerine getirememesine sebep olacağı kesindir. Bu durumda kriz ortamında, genelde bilişim özelde ERP yatırımlarına ara verilmesi kısa dönemde ekonomik krizin az kayıpla atlatılmasına katkıda bulunmakla beraber uzun dönemde işletmeye zarar vermesi muhtemeldir. Kısa vade çıkarlar yerine uzun vade karları tercih eden işletmelerin yaşam sürelerinin aksi davranan rakiplerine oranla daha uzun olacağı gözardı edilmemelidir. Tabii ki uzun vade karları tercih ederken kısa vadede hayatta kalmayı garantilemek şartı ile.
Kriz ortamında geleceği düşünebilen, kriz sona erdiğinde rakiplerinden bir adım önde olmak isteyen, krizde bilişime ve ERPye yatırım yapmaya karar vere(bile)n bir işletme için, gerçekçi bir yaklaşımla ERP adına yapılabilecek en iyi yatırım, işletmelerin özkaynaklarını kullanarak ERP süreçlerini ve/veya iş sürelerini iyileştirme ve geliştirme çalışmaları yapmalarıdır. Bu çalışmalar, işletme halihazırda ERP kullanıyor ise ERP verimini artırıcı, kullanmıyor ise muhtemel ERP yatırımının başarısını artırıcı etki yapacaktır.
Bu noktada ERP kullanan ve kullanmayan işletmeler için iki farklı alt başlık açmakta fayda var. Öncelikle ERP kullanan işletmeler için iyileştirme ve geliştirme fırsatlarından bahsedelim.
Bilişim süreçlerinin geliştirilmesi
ERP kullanan işletmeler, genellikle kullandıkarı yazılımın yeni fonksiyonlarını devreye almayı, yeni modüller uygulamayı veya varsa sorunlu süreçlerini iyileştirmeyi seçebilirler. Yeni fonksiyonel modüller yanısıra yardımcı modüllerin uygulanması da tercih edilebilir.
Örnek olarak müşteri ve tedarikçilerle fatura-irsaliye-sipariş-tahmin ve benzeri evrak alışverişinde EDI-Electronik Data Interchange-Elektronik Veri Değiştokuşu yöntemini devreye alabilirler. EDI Birleşmiş Milletler tarafından da desteklenen ve belirlenen pekçok değişik doküman formatını detekleyen bir doküman değiştokuş protokolüdür. Bu protokolle işletmeler standart formatlar kullanarak yüksek miktarda verinin otomatik, hızlı ve güvenli bir şekilde değiş-tokuşunu sağlayabilirler.
KPI–Key Performance Indicator-Anahtar Performans Göstergeside ERP kurulumu sonrası devreye alınması düşünülmesi gereken bir başka modüldür. KPI belirli süreçlerde konulan hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığını raporlayan ve bu raporlara göre çalışanların ve işletmenin performansını bir bakışta ortaya koyan bir sistemdir. Bu uygulamda, her bilişim sürecinde olduğu gibi, bilişim yapısından çok o yapıyı nasıl kullanmaya karar verdiğiniz önemlidir. Örnek olarak, temel bir KPI sistemi, belirlenen raporlar üzerinde hedefler koymanıza ve bunların raporlanmasına hizmet edecektir. Bu sistemin kurulması ve işletilmesinde en önemli adım, işletmenin performans göstergelerini belirlemesidir. Sırf bu performans göstergelerini belirlemiş olmak bile, işletmede bir KPI sistemini oturtmak için atılmış önemli bir adımdır.
Belli başlı yazılımlar bu tür entegrasyon ve raporlama süreçlerini desteklerler. Bir diğer yardımcı modül ise daha çok perakende sektöründe kullanılan CRM-Customer Relations Management-Müşteri İlişkileri Yönetimi modülüdür. Çoğumuzun hergün cep telefonlarımız aracılığı ile maruz kaldığımız pazarlama uygulamaları CRM yazılımlarının desteği ile bizlere ulaşmaktadır.
Bir başka ERP sonrası uygulanması düşünülmesi gereken yardımcı uygulama ise BI-Business Intelligence-İşletme Zekasıdır. (İşletme İstihbaratı olarak da çevrilebilir). Geleneksel raporlama sistemlerinden farkı, işletmenin kullandığı sistemin çıktılarını farklı bakış açıları ile raporlayabilmesidir. İşletmenin, karar verme süreçlerinde çapraz ve çok boyutlu raporlamanın nimetlerinden faydalanmasına olanak tanır.
ERPye hazırlık
ERP kullanmayan bir işletme ileride yapacağı bir ERP yatırımı için mutlaka bir ön çalışma gerçekleştirmelidir. Bu ön çalışmanın amacı iş süreçlerinin yalınlaştırılması ve iyileştirilmesi olmalıdır. Bu tür çalışmaların genel adı BPR–Business Process Reengineering–İş Süreçleri Değişim Mühendisliğidir. Bu çalışmanın amacı iş süreçlerini tamamen sıfırdan tasarlamak olabileceği gibi küçük değişikliklerle iyileşme sağlamak da olabilir.
Böyle bir çalışma öncelikle proje yaklaşımı ile ele alınmalıdır. Bu projeye işletmenin insan kaynaklarından mümkün olduğunca çok sayıda katılım olmasında fayda vardır. İşletmenin adan zye tüm süreçleri listelenmelidir. Süreçlerin sınırları kesin bir şekilde çizilmelidir. Ardından tüm süreçler proje üyelerince teker teker ele alınmalı ve mümkün olduğunca en iyi uygulamalara yakın bir şekilde yeniden tasarlanmalıdırlar. Bu projede sadece var olan durumun tespiti gerçekleşse, hiç iyileştirme yapılmamış olsa bile ileride gerçekleşecek bir ERP uygulama çalışması için faydalı bir başlangıç noktası olacağı kesindir.
Bu çalışmanın, işletme süreçlerinin yazılı hale getirilmesinden başka bir diğer faydası da, farklı süreçlerde yeralan işletme personelinin diğer süreçlerde gerçekleşen işlemleri öğrenmeleri ve bu süreçlere de hakim olmalarıdır. Müşteri-Tedarikçi ilişkisi içinde olan işletme birimlerinin kendilerinden önce ve sonra gerçekleştirilen işlemler hakkında bilgi sahibi olmaları resmin bütününü görmeleri ve kendi sorumluluklarının bilincine varmaları açısından önemlidir.
Sonuç
Her kriz bir fırsatsa eğer, bu fırsatı yine kendimiz yaratıyor, krizi fırsata biz çeviriyor olacağız. Her kriz bir gün biter ve eğer öldürmezse güçlendirir. Aynı bir hastalık geçirip, o hastalığa karşı bağışıklık kazandığımız gibi. Kriz ortamı geride kaldığında bıraktığımız yerden devam etmek için mevcut veya müstakbel ERP süreçlerimize eğilmek bilişim adına yapılabilecek en iyi yatırımdır.
Ä°lgili
Haberler
.gif)
